GED collaborative ANT’box la GED un meilleur partage des informations
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Organiser vos documents, les traiter & les partager n’a jamais été aussi simple. Avec la GED collaborative ANT’box d’ANT’inno améliorez simplement la gestion des connaissances liées à votre activité.

ALIMENTER

L’alimentation de ANT’box peut se faire de manière manuelle (glisser-déposer, envoi par courriel, dépose dans un répertoire partagé du serveur…) ou automatique :

 

  • Au moyen de « connecteurs » génériques et paramétrables permettant d’exploiter de grands volumes de fichiers présents sur des serveurs, ou dans d’autres outils de GED.
  • En intégrant les résultats d’outils de génération de contenu (tels que des outils de veille et de fouille sur le Web, par exemple).

 

Dans tous les cas, la Box créé un « mémo » accompagnant le document versé. Cette fiche permet d’enrichir ce dernier de manière facultative (ou obligatoire) de méta-données : droits d’accès, index, positionnement dans divers plans de classement, liens avec d’autres informations.

 

Les documents bureautiques sont convertis en pdf. Leur langue est reconnue et ils sont indexés intégralement via une analyse linguistique approfondie.

 

Peu de compétences et de connaissances sur l’organisation éventuelle du contenu sont requises ! Dès lors, la formation est très légère et l’acquisition d’autant plus rapide.

 

Cette simplicité d’usage et la réduction des contraintes associées à l’alimentation contribuent à la richesse du contenu et à l’adoption notre GED collaborative.

PROTÉGER

Issue de travaux de recherche dans le monde du nucléaire, la GED collaborative ANT’box est une plateforme fiable et robuste. Elle garantit un accès sécurisé et pérenne aux informations stockées.

 

La gestion fine des droits – au niveau du document lui-même – permet de gérer l’accès pour des individus ou des équipes. Cela permet de garantir si nécessaire un haut niveau de confidentialité tout en évitant les droits hérités de dossiers à sous-dossiers.

 

Cette définition des droits au niveau de chaque mémo, chaque information et chaque document, permet de s’adapter à chaque contexte. Ainsi, le maintien de ces droits est assuré quel que soit votre usage (droits accordés aux nouveaux arrivants, par exemple).

 

Ces droits différencient l’accès en lecture et l’accès en écriture (modification) :

 

 

  • En lecture, via les notions combinées de liste d’accès (utilisateurs ou groupes) et de niveau d’habilitation. Cette combinaison assure une réponse simple et souple à des besoins organisationnels très variés.

 

  • En écriture, via la notion supplémentaire de co-rédacteur. Sans co-rédacteur, un mémo et le document associé ne sont modifiables que par son rédacteur (le contributeur qui a versé le document dans la base), ce qui garantit, et protège, l’auteur du mémo. Ainsi, le lecteur d’un mémo associe ce qu’il lit à son auteur. Dans un contexte d’expertise, ceci nous semble tout à fait indispensable.

EXPLOITER

La GED collaborative ANT’box permet d’exploiter le contenu de différentes manières :

 

  • Consulter « à la découverte » : visualisez le contenu, par exemple suivant un accès chronologique, ou par navigation dans les « répertoires » (plans de classement multiples). De plus, vous pouvez vous appuyer sur les propriétés des documents exploitées comme filtre de navigation.

 

  • Consulter de manière ciblée : demandez tous les documents d’un projet, d’un certain type ou toute autre méta-donnée spécifiée.

 

  • Rechercher de manière « ouverte » : posez une question, en langage courant, à laquelle l’outil répond de manière structurée. Les documents « réponses » sont organisés par niveaux de pertinence « expliqués » simplement. Cette recherche dite aussi en langage naturel utilise un moteur de recherche développé par le CEA List et exploitant les technologies sémantiques.

 

  • Rechercher de manière filtrée : interrogez le contenu via une requête combinant différentes méta-données. De plus, ce même type de requête peut filtrer une recherche en langage courant.

 

  • Visualiser le déroulement d’un processus : les liens entre mémos, positionnés par les contributeurs, sont visualisables graphiquement. Cela permet de voir différents types d’enchaînements : processus de réflexion collective, déroulement d’un projet, enchaînement d’événements, etc.

 

  • Visualiser une partie du contenu : les méta-données valorisées par les contributeurs permettent de calculer et de visualiser, des « cartographies » d’informations. Ces cartographies, sous la forme de tableaux à deux dimensions, éventuellement filtrées par d’autres méta-données (dates, etc.), sont autant de tableaux de bord focalisés sur certaines informations (croisement de préoccupations de veille, avancement de différents projets, etc.).