Actualités Archives - ANTinno
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Actualités

partage des documents à Marcoule

Comment le CEA Marcoule exploite et partage des documents ?

L’installation ADM (Atelier de Décontamination des Matériels) du CEA de Marcoule a choisi de s’équiper de la plateforme de Gestion électronique de documents ANT’box d’ANT’inno.

L’objectif : faciliter le partage des documents relatifs à cette installation nucléaire

Il s’agit de rendre accessible aux acteurs concernés les informations dont ils ont besoin pour leur travail quotidien tout en respectant les droits d’accès relatifs aux documents.

Par exemple, la GED ANT’box permet à l’ADM de suivre à la fois l’évolution des informations relatives aux projets et les échanges concernant l’exploitation de l’installation.

Deux enjeux : répondre aux exigences de robustesse et retrouver rapidement des documents

Compte-tenu des exigences liées à l’exploitation d’une installation nucléaire, il est essentiel pour le suivi de l’installation que la robustesse et la disponibilité de l’accès à la documentation soient garanties.

L’autre enjeu crucial de la gestion électronique de documents est d’être capable de retrouver rapidement tous les documents relatifs à un thème ou évènement. Le dernier audit effectué sur l’ADM a démontré l’efficacité de ANT’box sur ce point.

« ANT’box est notre point central de recherche et un outil de travail quotidien »

Le responsable de l’installation.

C’est l’association des mécanismes de qualification (classement par facettes) et de la recherche linguistique plein texte et crosslingue qui assure l’efficacité de la recherche. Chaque utilisateur retrouve facilement l’information dont il a besoin selon la méthode de recherche qu’il choisit : question en langage naturel, combinée ou non à un filtrage sur les facettes de classement, navigation dans le contenu, graphe de liens, tableau de bords, etc.

Grâce à ses connecteurs spécifiques, les performances de recherche d’ANT’box sont aussi utilisées avec d’autres référentiels  documentaires (Ennov et Méridian). C’est ainsi que « ANT’box est notre point central de recherche et un outil de travail quotidien » comme l’explique le responsable de l’Installation.

En plus du partage des documents, des outils de contextualisation permettent une meilleure compréhension de l’information

La GED ANT’box permet de relier les informations entre elles, quelle que soit leur nature : événements, note d’expertise, documents de référence, documents de travail, etc. Ces liens contextualisent l’information, et la représentation graphique de ces liens permet de naviguer dans cet ensemble d’informations, suivant la chronologie ou la « simple » association.

C’est ainsi que l’ADM a mis en place des « mémos chapeaux » qui, par exemple, regroupent en un dossier toujours à jour les compte-rendu des visites mensuelles obligatoires.

contextualisation du partage des documents

Les tableaux dynamiques qui croisent des informations classées sur deux dimensions permettent de se doter d’une vision globale du contenu, focalisée sur les axes utiles à l’exploitation tels que le type d’information croisé avec les fournisseurs concernés, ou bien le statut des documents des différents projets.

Tableau croisé dynamique pour partage des documents

Exploitée au quotidien, et souvent même en réunions d’équipe, la solution de gestion électronique de documents ANT’box assure en permanence l’harmonisation du niveau d’informations de tous les acteurs de l’installation. De plus, elle permet de construire la mémoire et le patrimoine informationnel de celle-ci.

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Numérisation archives MLF

La Mission Laïque Française numérise ses archives avec ANT’inno

La Mission Laïque Française est le second projet de numérisation et d’exploitation de base documentaire réalisé par ANT’inno.

En effet, après la primature de la Mauritanie, la MLF témoigne de notre expertise et de notre savoir faire pour numériser et exploiter des bases documentaire avec notre GED ANT’box.

Association à but non lucratif reconnue d’utilité publique, la Mission laïque française (Mlf) est à la tête d’un réseau de 109 établissements d’enseignement français à l’étranger scolarisant plus de 60 000 élèves dans 38 pays. Elle mène également 19 actions de coopération éducative dans 9 pays.

Créée en 1902, elle conserve, principalement pour des raisons légales, des centaines de milliers de documents concernant l’administration de ses personnels et de ses établissements. Ces archives papier sont externalisées chez un prestataire.

Pourquoi la MLF a numérisé ses archives ?

Afin de simplifier l’accès à ces documents pour ses collaborateurs, la Mlf a décidé de mettre en place un système de Gestion Electronique de Documents destiné à recueillir les versions numériques des documents archivés. Son choix s’est porté sur ANT’box de ANT’inno pour sa simplicité d’usage et son système de classification par facettes.

« La Mission laïque française existe depuis plus de 100 ans et son activité très spécifique impose une gestion optimum de son information et de ses archives. La priorité a été donnée aux dossiers relatifs aux ressources humaines mais l’organisation qui se met en place englobera à court terme tous les secteurs d’activité. La plus-value d’ANT’box repose, pour un utilisateur, sur sa facilité d’accès et son ergonomie simple et directe. La société ANT’inno s’est depuis le départ placée dans une position de conseil et d’accompagnement ce qui a facilité le déploiement et une parfaite appropriation d’ANT’box. Elle a su adapter la GED à la demande particulière de la Mlf. »

Samuel Bitsch – Chef du Service administratif financier et juridique

Un processus de numérisation et d’intégration à la GED ANT'box automatisé

Concrètement, nous avons mis en place une chaîne de numérisation ou les boites d’archives sont récupérées par le prestataire de numérisation. Ensuite, celui-ci délivre une version numérisée au format PDF de chaque document accompagné d’un fichier XML contenant ses métadonnées. Enfin, les fichiers sont intégrés automatiquement dans ANT’box et immédiatement disponibles dans le portail de consultation en fonction des droits d’accès des utilisateurs.

Un moteur de recherche pertinent pour mieux exploiter les documents numerisés

ANT’box permet d’effectuer des recherches multicritères (établissement, année scolaire etc.) afin de naviguer facilement dans la base documentaire.

De plus, il est aussi possible de générer des tableaux croisés dynamiques. Ces derniers permettent de visionner rapidement une partie des documents disponibles. Par exemple, tous les documents d’un établissement répartis en fonction d’une année scolaire et d’un type de document :

recherches multicritères

En complément, le moteur de recherche sémantique d’ANT’box permet pour ceux qui le souhaitent d’effectuer des recherches en langage naturel dans la base documentaire.

Des milliers de documents numérisés et une exploitation simplifiée

« La solidité de la solution proposée permet de gérer un fonds de plusieurs milliers de documents avec une réponse immédiate pour l’utilisateur. De plus, la création de métadonnées spécifiques à la Mlf rend plus interactive la recherche des utilisateurs en donnant plusieurs modes d’accès. »

Denis Paliès – Archiviste-documentaliste / Chef de projet GED

A ce jour, quelques 8500 documents sont déjà disponibles et plusieurs centaines sont numérisées chaque semaine.

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Exploitez et valorisez vos documents grâce à la technologie sémantique

Dans vos organisations, la plupart des projets donnent lieu à la création de multiples documents, depuis le compte-rendu de réunion jusqu’à la spécification de technologies ou d’approches innovantes pour la résolution d’une problématique donnée. Or, ces documents sont bien souvent stockés, au mieux, dans des espaces collaboratifs, ou, au pire, sur des serveurs de fichier où ils sont plus ou moins oubliés voire perdus pour les projets ultérieurs.

Réduire le time-to-market et améliorer l’efficacité économique

La mémoire cognitive des organisations est de cette manière sous exploitée et cette sous-exploitation va conduire des bureaux d’étude ou des sociétés de conseil à repartir de zéro pour répondre à des spécifications d’un client sans avoir les moyens d’exploiter des travaux déjà effectués au préalable pour un précédent projet, chez un autre client, par une autre équipe. Au-delà de l’énergie déployée en pure perte à « ré-inventer la roue », la problématique est toute simplement celle du time-to-market et de l’efficacité économique de votre organisation.

Retrouver un document sans en connaître le contenu

La mise en œuvre de la technologie sémantique peut apporter une approche pertinente à cette problématique. Un moteur de recherche sémantique va vous permettre d’analyser et d’indexer l’intégralité du contenu de vos documents. Ainsi, vous pourrez faire des recherches en langage naturel – oubliez dès lors les mots clés et autres indexations manuelles – sans connaissance préalable du contenu des documents ou de la formulation précise de l’information recherchée.

Gagner du temps et améliorer vos performances

Un moteur de recherche sémantique avancé vous permettra, par exemple, pour une question du type « La production de lait en Chine », de retrouver aussi bien des documents contenant « La production laitière chinoise » (reformulation de la question) que des documents contenant « Milk production in China » (cross-linguisme).

Au-delà de cette pertinence de recherche, l’analyse grammaticale poussée associée à des techniques d’intelligence artificielle vont apporter des compléments utiles comme l’extraction automatique d’informations citées dans les documents : les personnes, les lieux, les sociétés etc.

Une interrogation préalable de votre base de connaissances à chaque lancement de projet ou à chaque problématique à résoudre peut ainsi vous faire gagner un temps précieux et améliorer considérablement vos performances.

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ANT’box dans les fabriques de l’usine 4.0

Sur le plateau de Saclay, deux structures développent et testent des technologies pour l’usine 4.0 : l’Innovation Center for Operations du Boston Consulting Group et le FactoryLab initié par un consortium public-privé.

L’usine 4.0 générera une masse considérable de données. Divers outils de data science sont envisagés dont ANT’box de ANT’inno pour en tirer le meilleur parti.

Plongée dans ces fabriques de l’industrie de demain…

Pour mieux comprendre les enjeux et les innovation en cours vous pouvez lire la suite sur le site Data Analytics Post

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Exploitation et Partage des documents

La Gestion Collaborative de Documents : mettre l’utilisateur au centre de la GED

La révolution numérique est en marche et transforme la plupart des organisations. Cela impacte bien entendu l’environnement de travail de vos collaborateurs. Les approches traditionnelles de la GED (Gestion Electronique de Documents) ne suffisent plus à répondre à cet enjeu. A quoi bon s’arc-bouter sur le traditionnel schéma Acquisition – Traitement – Accès – Diffusion quand les collaborateurs s’échangent des informations et des documents par e-mail voire par messagerie instantanée ?

S’adapter aux usages de vos collaborateurs

Pourquoi passer des journées entières à concevoir et faire évoluer un plan de classement quand l’utilisateur est de plus en plus habitué à taper une requête dans un moteur de recherche pour accéder à du contenu sur Internet (souvenons-nous des approches de Yahoo ! et Google pour l’accès au contenu : le premier a désormais quasiment disparu).

L’usage quotidien des réseaux sociaux personnels ou professionnels par vos collaborateurs rendent les gestes consistant à partager et commenter un document au sein d’une communauté (équipe projet, département etc.), de s’abonner à un flux de publication, de suivre telle ou telle personne, de plus en plus naturel.

Or, il peut être aussi important pour l’organisation de capitaliser sur ces échanges plus ou moins informels et surtout de ne pas totalement perdre le contrôle sur les documents de référence.

Favoriser l’adoption des outils par vos collaborateurs

Le phénomène de consumérisation de l’informatique nous le montre depuis plusieurs années : la nature a horreur du vide ! Cela signifie que si les outils mis à disposition par les organisations ne répondent pas aux besoins des collaborateurs, ils trouveront des solutions, parfois en dehors des circuits officiels : que l’on songe aux usages non-contrôlés des services de partages de fichiers.

Faciliter les échanges et le travail collaboratif

Mettre la GED au service de l’organisation et la rendre plus créatrice de valeur c’est la rendre plus proche des besoins des utilisateurs en facilitant les échanges, le travail collaboratif et l’accès aux documents.  Un socle basique de fonctionnalités pourrait être le suivant :

  • les notifications et alertes qui permettront d’économiser autant d’e-mails saturant nos messageries
  • la messagerie instantanée
  • la possibilité de rechercher facilement dans le contenu, sans compétence ni connaissances particulières,
  • le fait d’être sûr que la version du document trouvée est la « bonne »
  • la gestion simple, sûre et souple (évolutive) des droit d’accès
  • les systèmes de co-rédaction permettant de travailler à plusieurs sur un même document
  • la possibilité de commenter / annoter
  • la possibilité de tracer (capitaliser) un processus de réflexion collective et collaborative
  • la possibilité de partager un agenda
  • la possibilité de s’abonner / suivre un contenu
  • le fait d’accéder directement à un espace partagé, dédié à son activité principale (projet)

Adopter une approche simple, intuitive et flexible

Néanmoins, il convient de se méfier du syndrome de « l’usine à gaz » qui cherchera à répondre à tous les besoins exprimés en ne satisfaisant personne à cause de sa complexité. Mieux vaut se concentrer sur une approche simple, intuitive et flexible qui facilite la prise en main de l’outil et permettra aux utilisateurs de créer et développer leurs propres usages, tout en permettant à l’organisation de mieux capitaliser sur le contenu et la connaissance produits.

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ANT’box, solution sélectionnée par l’UGAP

ANT’inno et sa solution ANT’box a été sélectionnée pour faire partie du catalogue de produits et de services de L’UGAP.

Garantir La performance de l’achat

L’UGAP s’applique à rechercher la plus grande performance économique dans la durée, en garantissant à ses clients la sécurité juridique de leurs achats, tout en leur assurant la qualité de la relation contractuelle et de la prestation réalisée.

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Moins classer pour mieux travailler !

De nombreux systèmes de gestion de fichiers et de documents sont encore basés sur une approche de classification hiérarchique composée de dossiers et de sous-dossiers. Cette approche n’est finalement qu’une version « numérique » de nos traditionnelles armoires contenant des boîtes d’archives elle-même contenant des dossiers. La croissance exponentielle des documents et informations produits et manipulés par les organisations, que leur origine soit bureautique, qu’ils soient issus d’Internet ou d’autres sources d’information, ou bien encore qu’ils naissent dans le chaudron des environnements collaboratifs, rend cette approche classificatrice inopérante voire contre-productive.

Les limites du classement des documents : la baisse de productivité

Une arborescence de répertoires est souvent l’approche privilégiée. Assez rigide, elle permet difficilement de s’adapter aux évolutions du marché ou tout simplement de l’organisation de l’entreprise. L’utilisateur en recherche d’un document ou d’une information va devoir naviguer de dossiers en sous-dossiers pour atteindre son but et pour peu qu’il ne sache pas où est stocké le document recherché, perdre un temps précieux.

De plus, avec l‘essor des organisations matricielles ou en mode projet, un même document, peut légitimement être classé dans plusieurs répertoires. Le risque de voir des doublons surgir n’est donc plus négligeable… Et dès lors, comment peut-on être sûr d’avoir la dernière version du document ?

Enfin, la difficulté à retrouver les documents ne fera que contribuer à l’inflation des e-mails, la messagerie servant la plupart du temps de support pour échanger des documents. Une étude Adobe montre d’ailleurs qu’un cadre européen passe 5,4 heures par jour à traiter ses e-mails

La technologie est là pour vous aider !

Mais faut-il pour autant bannir cette notion de classement ? Pas si sûr : il suffit juste d’exploiter au mieux la technologie.

La classification par facettes, par exemple, permet de valoriser des propriétés, ou méta-données. Le document n’est plus déposé dans un dossier mais est stocké avec une ou plusieurs étiquettes qui le caractérisent. Ces propriétés seront autant de critères permettant à l’utilisateur de faire des requêtes en fonction de son point-de-vue. Elles pourront d’autant mieux être valorisées par les personnes alimentant la base documentaire qu’elles seront peu nombreuses et facilement compréhensibles dans le contexte de l’organisation utilisatrice.

Partage d'informations

Plan de classement des documents hiérarchique et plan de classement à facettes pour un même document

Néanmoins, si l’on veut éviter de remplacer un classement hiérarchique rigide et complexe par un système de classification plus souple mais qui peut vite prendre une importance démesurée, un moteur de recherche puissant et pertinent peut vite devenir un allié indispensable. L’apport des technologies sémantiques pour indexer et analyser intégralement le contenu d’un document, proposer des reformulations par rapport aux termes de la question posée et explorer des bases documentaires en plusieurs langues permet aux utilisateurs d’explorer des bases documentaires volumineuses et de retrouver l’information recherchée en quelques secondes.

Si on envisage de coupler un moteur de recherche avec un système de classification par facettes dont les propriétés permettent de filtrer, c’est-à-dire de restreindre le périmètre de recherche, on peut arriver à des résultats impressionnants tout en simplifiant considérablement les processus de publication des documents.

Quelques éléments de volumétrie

Quelques éléments chiffrés permettent d’estimer la volumétrie de documents sur lesquels on peut travailler selon cette approche.

On peut considérer qu’une méta-données à 10 valeurs permet de caractériser 10 documents distincts, 2 méta-données permettent d’en caractériser 100, 3 pour 1000 etc.

On peut raisonnablement considérer par ailleurs qu’un moteur de recherche sémantique permet de traiter très facilement quelques milliers de documents. La combinaison de 2 méta-données et d’un moteur de recherche permet donc de retrouver très simplement un document parmi 1 million.

La technologie permet donc aujourd’hui aux organisations de moins classer pour mieux exploiter des corpus documentaires de plus en plus volumineux et hétérogènes, et permet à leurs collaborateurs de se concentrer sur leurs missions premières et d’être plus efficaces.

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INTELLIGENCE ARTIFICIELLE

Mettez de l’intelligence linguistique dans l’exploitation de vos documents !

L’intelligence artificielle, dont les concepts informatiques sont apparus dans les années 50, s’est enrichit dans les années 90 (systèmes experts, algorithmes génétiques, réseaux de neurones, mécanismes d’apprentissage…) avant de pouvoir trouver la puissance matérielle nécessaire à sa mise en œuvre depuis quelques années.

L’intelligence artificielle au service de la gestion de l’information

De nombreux domaines intègrent aujourd’hui l’intelligence artificielle (I.A) et l’analyse linguistique est une de ses applications phares. En effet, appliquée à des documents elle permet, entre autres, l’extraction d’informations dans des textes non structurées, l’analyse de grands volumes de données ou encore l’interprétation de questions.

ANT’box de ANT’inno a pris en compte cette dimension depuis sa genèse. Notre partenariat avec le CEA et notamment le Laboratoire LVIC qui travaille sur ces sujets depuis la fin des années 1970, nous permet de bénéficier des avancées les plus en pointe.

Réduire les efforts de classement et de qualification du contenu

Concrètement, l’intelligence linguistique intégrée à ANT’box permet de trouver très simplement l’information recherchée, en réduisant les besoins de structuration du contenu. Ainsi, les efforts de classement et de qualification des informations pas les utilisateurs sont considérablement allégés.

ANT’box extrait automatiquement certaines informations utiles (noms des personnes, des lieux, des sociétés, etc.), regroupe les documents qui se « ressemblent », organise les documents qui répondent à une question afin de guider l’utilisateur et l’orienter vers les documents les plus pertinents.

L’intelligence linguistique source de gains de productivité

Ainsi, en réduisant l’effort de qualification des informations versées et en améliorant la qualité et la pertinence de la recherche d’information, ANT’box optimise la productivité de vos collaborateurs.

Le retour sur investissement est au rendez-vous dans les 3 à 6 mois suivant la mise en place de ANT’box. Notre méthodologie de projet permet d’éviter la rédaction de cahiers des charges complexes tout en restant adaptée au contexte et aux besoins spécifiques du client. Cela permet d’éviter les paramétrages compliqués ou les longues réflexions d’organisation, et par conséquent les projets longs et coûteux qui mobilisent vos équipes.

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Retour sur les Rendez-vous Carnot 2017

De nombreux industriels réunis autours de l’innovation & des nouvelles technologies

Nous étions présents à l’espace Champerret les 18 et 18 octobre derniers aux Rendez-Vous Carnot, la convention d’affaires de la R&D en entreprise. Cette année, 800 organisations étaient représentées et 2800 visiteurs inscrits. De nombreux secteurs d’activité étaient représentés : TIC, micro et nanotechnologies, énergie, mécanique et procédés, matériaux, chimie, médical et technologies pour la santé, transports, moteurs, propulsion et carburants, environnement et ressources naturelles, bâtiment et infrastructures, nutrition et sécurité alimentaire, productions végétales et agriculture.

Des entreprises à la recherche de simplicité et d’efficacité

Ainsi, nous avons effectué une trentaine de rendez-vous d’affaires qui ont démontré l’intérêt grandissant des organisations privées ou publiques présentes pour ANT’box.

En effet, La simplicité d’usage, l’efficacité dans la recherche d’informations transverses, sans oublier les fonctions de collaboration et de traçabilité dynamique des processus projets ont su répondre aux problématiques et aux attentes de nos interlocuteurs.

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ANT’inno & Ixxo au Search-Day le 17 octobre 2017

Le 17 octobre 2017, en partenariat avec Ixxo, ANT’inno présentera une plateforme unique de collecte d’informations pertinentes sur le web et d’exploitation du contenu.

Un outil pour répondre aux enjeux de la collecte et l’exploitation d’information.

En effet, dans le contexte professionnel, les informations utiles au quotidien se multiplient et se diversifient au-delà de ce qu’un être humain peut normalement appréhender.

  • Les outils d’Ixxo permettent une collecte efficace des informations relatives aux thèmes suivis, focalisées sur ces derniers.
  • La plateforme d’ANT’inno, recevant automatiquement ces informations collectées, facilite leur exploitation.

En particulier, elle intègre un moteur de recherche linguistique,  développé en partenariat avec le Laboratoire d’Ingénierie de la Connaissance du CEA List.

Un moteur de recherche innovant pour des résultats plus pertinents.

Ce moteur de recherche innovant permet, d’une part, l’analyse grammaticale adressant toutes les formes d’un même terme (singulier/pluriel, masculin/féminin, conjugaison des verbes…). D’autre part, la prise en compte des liens entre les termes d’un texte (adjectif qualifiant un nom commun) permet d’être bien plus pertinent aussi bien dans l’affichage des résultats que lors d’une recherche ne mots clés.

Enfin, sa dernière version reconnait automatiquement des « Entités Nommées », à savoir des noms de personnes, de lieux, de sociétés, des nombres, des dates, etc., apportant une plus-value significative à l’information collectée.

Des lors, la veille se trouve facilitée, les utilisateurs ne perdent plus de temps à consulter des documents inutiles.

Airbus Helicopters utilise les fonctionnalités de capitalisation et de diffusion de ANT’box dans sa veille concurrentielle.

D’autres outils de suivi et de traçabilité à découvrir.

N’hésitez pas à venir nous rencontrer à la journée Search Day pour en savoir plus !

Search-Day 2017 est organisé par Veille Magazine, le magazine professionnel de l’Intelligence économique et du management des connaissances (www.veillemag.com)

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