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moteur de recherche crosslingue

Le Cross-Linguisme

La globalisation économique est une réalité pour la plupart des entreprises françaises et elle a de nombreux impacts sur les organisations. L’un de ces impacts est que les échanges entre clients et fournisseurs, siège et filiales ou implantations à l’étranger se font de plus en plus dans une langue qui n’est pas la langue natale du siège. Il est ainsi désormais courant de voir l’anglais devenir une langue de travail à part entière dans nos entreprises. Notre objectif : rendre possible des recherches dans un corpus documentaire multilingue. Le moyen : un moteur de recherche crosslingue.

Un moteur de recherche crosslingue rend possible des recherches dans un corpus documentaire multilingue

Il découle de cela que nous manipulons des documents rédigés dans notre langue natale mais aussi dans d’autres langues, avec des difficultés que nous imaginons aisément, par exemple la traduction de concepts dans l’autre langue et l’interrogation d’un moteur de recherche dans les différentes langues souhaitées. Dès lors, il devient délicat d’effectuer des recherches dans un corpus documentaire multilingue.

Quelle que soit sa langue de rédaction un document devient accessible à tous

Dans ce contexte, il est intéressant d’utiliser un moteur de recherche crosslingue. Ce type de moteur de recherche va reformuler la question de l’utilisateur – par exemple posée en français – dans la ou les autres langues supportées, en se basant sur des dictionnaires de reformulation. Il va donc pouvoir ainsi interroger l’ensemble de la base documentaire et remonter l’ensemble des documents pertinents, quelle que soit leur langue (dans la limite des langues supportées).

Il convient de noter qu’il ne s’agit pas ici de traduction automatique du texte des documents mais bien d’une reformulation de la question de l’utilisateur qui lui permet d’accéder à des documents rédigés dans une autre langue. Un outil de traduction automatique du contenu peut donc utilement compléter le moteur de recherche crosslingue.

La reformulation pour mieux saisir les concepts d’autres langues

Le moteur de recherche embarqué dans la solution ANT’box de ANT’inno est crosslingue. Il supporte actuellement les reformulations dans quatre langues : Français, Anglais, Arabe et Espagnol. Il a été développé par le Laboratoire Vision et Ingénierie du Contenu (LVIC) du CEA List ( http://www.kalisteo.fr/fr/index.htm ) et industrialisé par nos soins. L’image ci-dessous illustre les résultats que peuvent fournir ce moteur :

moteur de recherche cross-lingue

Le développement des échanges entre les entreprises européennes et la Chine nous a conduit à travailler sur l’intégration du chinois comme nouvelle langue de reformulation. Les premiers résultats sont prometteurs et devraient rapidement être mis à disposition de nos clients.

Grâce au moteur cross-lingue, la Primature de Mauritanie a pu ainsi développer pour son usage interne un portail de consultation des documents législatifs bilingue français-arabe.

Airbus Helicopters réalise sa veille stratégique à l’aide d’ANT’box qui lui permet de traiter des documents de différentes provenances et rédigés principalement en anglais et en français.

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La valorisation de contenu : la ANT’box au service du Cosmed

Le Cosmed est une association qui regroupe des producteurs de produits cosmétiques et leur offre différents types de services.

L’un de ces services est la mise à disposition d’une base réglementaire liée à l’exportation de tel produits.

ANT’box permet :

  • De constituer cette base de référence, de manière interne,
  • De la mettre à disposition des adhérents via une interface Web intuitive.

Constitution de la base réglementaire de référence

Les experts du Cosmed collectent les informations relatives à la réglementation de chaque pays, ou chaque regroupement de pays (Mercosur…). Ils les mettent à jour au fur et à mesure de leurs évolutions (veille réglementaire permanente) et élaborent des synthèses par type de produit et/ou de composant.

La simplicité d’usage de ANT’box et sa richesse fonctionnelle, permettent de constituer cette base, de tracer son évolution et les sources exploitées pour chaque document de synthèse.

De plus, elle permet de visualiser simplement le contenu, structuré par pays et par type de produit, par exemple.

Enfin, elle permet de retrouver très simplement l’ensemble des informations relatives à un produit, un composant ou une réglementation spécifique.

La pertinence de la recherche linguistique, couplée à une organisation légère du contenu assure de répondre aux besoins quotidiens des experts utilisateurs.

Portail de consultation simple et intuitif

Recherches par pays

L’interface présente une mappemonde qui permet aux utilisateurs adhérents d’accéder directement aux informations relatives au pays, ou à la zone, qui les intéresse.

Ils peuvent ensuite, et si besoin est, affiner leur recherche en fonction du type de produit ou de composant sur lequel ils souhaitent des informations.

Recherches ouvertes

Indépendamment des zones géographiques ou des pays, l’utilisateur du portail peut effectuer des recherches thématiques. Ainsi, le moteur de recherche, avec ou sans filtrage, rend très simplement accessible ces informations. Son mécanisme d’analyse linguistique et son crosslinguisme permettent d’accéder à l’ensemble du contenu utile de manière immédiate et sans avoir à balayer des pages de réponses sans intérêt.

Le système d’alertes

En marge de ces moyens « pro-actifs », les adhérents qui le souhaitent peuvent s’inscrire à des alertes thématiques. Ils sont alors informés des évolutions de la réglementation sur les zones, les pays, les produits ou les composants qui les intéressent.

Cette application est facilement reproductible dans d’autres contextes. Par exemple, elle permet en particulier de valoriser un patrimoine informationnel, les actifs numériques d’une organisation, que ce soit via un accès libre ou payant.

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Référentiel Documentaire

Bâtir un Référentiel Documentaire

Dans la plupart des organisations, le nombre de documents produits par les collaborateurs et stockés, au pire sur leurs disques durs, au mieux sur des serveurs partagés ou des espaces collaboratifs ne cesse d’augmenter.

Les documents de référence d’une organisation constituent un actif clé qu’il faut gérer. Vos collaborateurs doivent être en mesure d’y accéder à tout moment, en fonction de leur rôle et des droits accordés. Pour cela, constituer un Référentiel Documentaire peut être une solution intéressante.

Le coût de la recherche d’information

Ainsi, prenons l’exemple d’une équipe de 10 personnes, et d’un temps passé à chercher l’information utile et nécessaire par chacun de l’ordre de 30 minutes par jour (hypothèse basse), soit 2,5 heures par semaine. Sur la base d’un salaire horaire moyen de 25 € de l’heure, ce temps représente un coût de l’ordre de 250 € par personne et par mois, ou 3 K€ par personne et par an, soit encore 30 K€ par an pour l’équipe. Ce temps ne tient pas compte de la criticité d’une information et des conséquences à ne pas la trouver, car les conséquences dans ce cas ne sont pas facilement valorisables.

Il apparait donc que disposer d’une base de référence où sont stockés les documents clés d’une organisation (processus, procédures, modèles, mode opératoires, manuels, plans etc.) est source d’un gain de temps, et donc d’argent non négligeable.

Qu’est-ce qu’un Référentiel Documentaire ?

Nous pouvons définir un référentiel documentaire comme une source unique où les collaborateurs pourront consulter les documents clés d’une organisation avec la certitude de leur validité et de leur applicabilité.

Un serveur de fichier, par exemple, ne garantit aucunement que le document retrouvé soit le bon car, par le jeu des duplications, des versions non validées ou dépassées peuvent être retrouvées. Par ailleurs, la difficulté à retrouver les documents dans les arborescences favorise la circulation des documents par messagerie électronique sans aucun contrôle.

Le fait d’imposer un système unique de référence pour la documentation, pour que ce soit efficace,  oblige donc l’organisation à simplifier au maximum la démarche permettant d’accéder aux documents. Celle-ci doit devenir intuitive et le collaborateur doit pouvoir être en mesure d’accéder en quelques secondes aux informations recherchées, sans effort superflu.

ANT’inno peut vous accompagner dans cette démarche

Grâce à son logiciel ANT’box, ANT’inno peut vous aider à bâtir à moindre effort et moindre coût un référentiel documentaire simple, robuste et sécurisé.

Le moteur de recherche crosslingue permet de retrouver facilement les documents indexés automatiquement. L’utilisateur utilisera le langage naturel pour l’interroger. Les résultats sont classés par pertinence par rapport à la question posée, ce qui évite d’avoir à consulter une longue liste de résultats.

Les documents peuvent aussi être caractérisés par des propriétés (ou métadonnées), qui viendront filtrer et affiner les recherches en langage naturel.

Voici quelques exemples d’usage chez nos clients :

  • Le CEA Marcoule utilise ANT’box pour bâtir un référentiel documentaire dans le domaine du démantèlement d’installations nucléaires. Plusieurs installations sont équipées d’ANT’box et construisent ainsi au fil de l’eau un corpus particulièrement utile pour les autres actions à venir.
  • Le Gouvernement Mauritanien utilise ANT’box comme base de référence pour son corpus législatif.
  • L’IRSN, dans le cadre de ses Etudes Probabilistes de Sûreté (EPS), exploite ANT’box pour rendre simplement accessibles l’ensemble des rapports produits sur le sujet.

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partage d’informations

L’A’classification d’ANT’inno… Qu’est-ce que c’est ?

Le néologisme « A’classification » traduit l’idée que la classification – l’organisation, la structuration, le classement, la qualification – d‘un contenu documentaire n’est plus le Graal de la gestion documentaire et du partage d’informations.

En effet, la notion de classement « classique », c’est-à-dire basée sur un répertoire (au sens informatique du terme), dès lors que le volume d’information est un peu conséquent (au-delà que quelques milliers de documents) induit plus de difficultés pratiques que de solutions pour un partage d’informations efficace.

Les limites du classement

Un répertoire, par nature, conduit à hiérarchiser de manière rigide des notions qui requièrent au contraire une dynamique d’évolution et une souplesse d’exploitation.

De plus, l’organisation en niveaux successifs conduit à associer au sein d’une même structure verticale des notions de nature très différentes : la typologie des informations, les droits d’accès, l’association à des projets (par exemple) ou des domaines d’activité, voire la structure même de l’organisation, etc.

La structure organisationnelle est certainement l’un des meilleurs exemples des difficultés induites par la vision en répertoire. Lorsque l’organisation change, ce qui devient de plus en plus fréquent (fusion d’entreprises, réorganisation, etc.), un répertoire basé, dès son premier niveau, sur la structure de l’organisation, requiert des changements extrêmement coûteux, et qui durent suffisamment longtemps pour être très pénalisants quant à l’accessibilité des informations à partager.

Une vision plus évolutive & agile du classement

Cette vision en répertoire empêche d’associer une même information à plusieurs branches, conduisant à une duplication de certaines d’entre elles… sans oublier la difficulté à gérer l’évolution et de versions successives d’un même document.

Dès lors qu’un répertoire devient conséquent, en nombre de branches, le partage d’informations et l’exploitation en est d’autant plus difficile, ainsi que son évolution.

Enfin, et pour ne lister que les difficultés et les limites les plus évidentes, un répertoire empêche tout croisement sur le contenu des niveaux qu’il définit.

Pour un bon partage d’informations, il ne faut pas trop classer !

De notre point de vue, la solution réside dans l’association entre :

  • l’exploitation du contenu des documents partagés, via un moteur de recherche s’appuyant le plus possible sur la sémantique des contenus, en ce qui concerne les contenus textuels,
  • et une qualification minimale de ces contenus via des métadonnées de type « facettes », qui sont autant de critères de filtrage de recherche

Une qualification minimale

Pour qu’un contenu soit riche, et réponde effectivement au besoin de capitalisation des informations produites et collectées par une organisation – son patrimoine cognitif –  son alimentation doit être mutualisée !

Il ne doit plus y avoir d’intermédiaire, ni pour alimenter un contenu, ni pour l’exploiter. D’où l’importance de la simplicité et du faible besoin de formation : un outil A’classifiant doit donc être simple et intuitif.

Pourquoi des facettes ?

Une facette, ou encore propriété ou métadonnée (donnée sur la donnée) est une qualification unitaire posée sur un document ou une information.

Elle peut correspondre à un niveau d’une arborescence « classique » : le type de document, le domaine concerné, le projet, la localisation, le statut, etc. suivant les besoins.

Elle doit être intuitive, simple d’utilisation, et beaucoup plus légère à faire évoluer que l’organisation d‘un répertoire.

Partage d'informations

Elle permet :

  • « d’attacher » un document, une information, à plusieurs points de vue, sans avoir à le dupliquer.
  • des croisements simples de mise en œuvre : par exemple la vision d’ensemble des tous les documents de tous les projets, organisés suivant leur typologie
  • de gérer des notions de nature différente, sans confusion, par exemple des notions liées au système lui-même : date d’insertion de l’information dans la base, auteur du versement, format de l’information versée, etc.
  • de gérer les droits d’accès, aussi bien en lecture qu’en écriture.

Elle facilite enfin l’homogénéité d’organisation, et donc une grande simplicité d’usage, condition sine qua non de la réussite d’un projet de capitalisation et de partage d’informations !

Élément dimensionnant

Pour des questions de recherche, d’accessibilité rapide à l’information, un calcul simple montre que 3 ou 4 métadonnées suffisent largement pour traiter des volumes importants.

Par exemple, 4 métadonnées, de type liste, et d’une dizaine de valeurs chacune, permettent de créer 10 000 cases (10 puissance 4) de rangement des documents, à raison d’un seul document par case (en faisant l’hypothèse, évidemment réductrice d’une distribution homogène des documents dans ces cases).

Ainsi, 1 million de documents peut se répartir, en moyenne, à raison de 100 documents par case.

Considérant qu’un moteur de recherche pertinent (basé sur l’analyse linguistique des contenus et non seulement sur une recherche de chaines de caractères) est capable de trier de manière très pertinente plusieurs dizaines de milliers de documents, nous assurons que ces 3 ou 4 métadonnées de classement sont largement suffisantes pour assurer l’accessibilité efficace, simple et immédiate de plusieurs millions de documents.

Il ne faut pas négliger les contraintes administratives, induisant quelques métadonnées supplémentaires, en général à la charge d’agents administratifs, mais qui ne conduisent en général pas à plus de 4 ou 5 métadonnées supplémentaires par information.

L’A’classification est plus adaptée aux besoins d’aujourd’hui et au partage d’informations hétérogènes et nombreuses.

La rupture paradigmatique induite par ce changement voit sa justification validée au quotidien par l’ensemble des utilisateurs de notre plateforme.

Nous vous invitons à nous contacter pour en savoir plus et bénéficier vous aussi de cette nouvelle façon d’appréhender gestion collaborative de de vos documents de travail et des connaissances mises au service de votre organisation !

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veille

La Veille Augmentée : un processus clé pour devancer vos concurrents

La veille :  un processus clé pour devancer vos concurrents

Pour devancer vos concurrents ou maintenir votre avance technologique, la veille est un processus clé. Que ce soit en matière d’innovation, ou de stratégie d’entreprise, les éléments informationnels générés par la veille, peuvent être de nature à influer sur vos prises de décision. L’accroissement exponentiel de la quantité d’information disponible publiquement ou non rend cette activité de plus en plus ardue et nécessite une bonne approche organisationnelle et technologique.

Ne vous contentez pas de collecter : exploitez !

La veille n’est pas que de la collecte d’informations, il faut aussi pouvoir exploiter et diffuser ce qui est collecté. L’intégration a un contenu plus large (interne ou externe) peut aussi être une source de création de valeur. Enfin, il convient d’assurer la qualité, pertinence, de ce qui est versé dans la base de référence.

Les trois fonctions essentielles de la veille sont :

 

  • La collecte
  • L’exploitation
  • La diffusion
Veille augmentée
  • La collecte : elle se fera la plupart du temps par outil spécialisé qui produit des pages référencées (date, source, question associée…). Le filtrage avancé, utilisant notamment des technologies d’analyse sémantique, que l’on opère sur ces contenus assure la pertinence de ce qui va être versé au contenant et ainsi capitalisé.

 

  • L’exploitation du contenu (analyses, synthèses …) : les informations ainsi collectées doivent pouvoir être filtrées, analysées, rendues accessibles aux personnes autorisées afin de produire des synthèses, de la simple revue d’actualité jusqu’à des notes d’analyses stratégiques sur l’évolution d’un marché, d’un point de vue technologique ou concurrentiel.

 

  • La diffusion : les synthèses, accompagnées ou non des sources associées, peuvent être rendues accessibles de manière simple et intuitive. Les outils collaboratifs utilisant des fonctionnalités de notification et de commentaires sont ici particulièrement adaptés.

Un traitement efficace de l’information pour une analyse optimale

Ces trois fonctions doivent être intégrées, simples d’usage. D’autre part, il convient d’assurer un très haut niveau de pertinence des contenus et de leur exploitation, sans oublier les contraintes de sécurités qui peuvent être propres à certaines informations ou à des contextes sensibles.

La solution ANT’box de ANT’inno, qui se situe au croisement de la GED (Gestion Electronique de Documents), des technologies sémantiques notamment grâce à son moteur de recherche cross-lingue, et des outils collaboratifs, est tout indiquée pour les fonctionnalités d’exploitation et de diffusion. Elle est facilement intégrable avec les outils de collecte du marché. La finesse (grâce à l’analyse linguistique) de son analyse des contenus versés, assure la pertinence souhaitée et évite à l’utilisateur d’avoir à feuilleter de nombreuses pages de réponses pour trouver l’information souhaitée. Des tableaux de bord ou des liens entre informations peuvent aussi être créés afin de visualiser facilement les contenus.

Cette chaîne de traitement, dite « Veille augmentée », extrêmement simple de mise en œuvre et d’usage, offre un service complet pour répondre aux besoins non seulement des veilleurs eux-mêmes, mais aussi des analystes, des décideurs et des utilisateurs concernés.

Airbus Helicopters utilise les fonctionnalités de capitalisation et de diffusion de ANT’box dans sa veille concurrentielle.

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Référentiel d’expertise

Un outil pour un exécutif : la Primature de Mauritanie

Dès 2013 la Primature a décidé de capitaliser ses documents législatifs avec deux objectifs principaux :

  • Valoriser son patrimoine législatif, via tous les documents associés : projets de lois, de décrets, de nomination, etc.
  • Faciliter la préparation et la tenue du Conseil des Ministres.

ANT’inno a permis un processus de numérisation simplifié & un accès simple aux documents.

La Valorisation du patrimoine législatif :

Au commencement de la mission, l’ensemble des travaux parlementaires était en version papier. Afin d’améliorer et d’assurer aussi bien la conversation que la facilité d’accès, la DGCG a décidé en 2013 de numériser le corpus législatif et d’organiser le processus de numérisation des futurs documents.

Numériser le corpus législatif

La numérisation des documents existants (dite numérisation « en masse ») se fait sur place, à Nouakchott.

Pour cette première opération une formation a été organisée et des moyens logistiques mis en place : scanner, réseau et serveur hébergeant l’ANT’box d’ANT’inno, en tant que réceptacle de ces documents numérisés (en arabe et en français).

L’objectif d’ANT’inno était de réduire l’effort de classement et d’indexation manuelle. En effet, ces opérations sont extrêmement chronophages et donc coûteuses. Dans le cadre de centaines de milliers de documents comme à la DGCG, cette problématique était d’autant plus importante.

Après océrisation (reconnaissance des caractères), l’indexation du contenu est opérée par un moteur linguistique traitant l’Arabe et le Français. (En savoir plus sur le moteur linguistique). Un léger travail de qualification consistant à caractériser le document par quelques méta-données (ou propriétés) vient compléter cette indexation automatique.

Notre logiciel ANT’box permet ainsi de réduire de manière drastique le temps consacré à ce processus de numérisation.

L’usage du moteur de recherche allié à un filtrage sur les méta-données permet ainsi un accès simple et rapide aux documents.

Le premier objectif est ainsi totalement atteint : les documents sont conservés (sauvegardés) et accessibles très simplement et très rapidement.

Préparation du conseil des Ministres

les ministères proposent des projets de loi afin qu’ils soient examinés, dans un premier temps, au Conseil des Ministres.

Le Conseil décide soit de les transmettre aux Assemblées pour délibération (amendement et vote éventuel), soit de les reporter dans le temps, soit de les rejeter.

Le Conseil doit donc disposer à la fois de l’ordre du jour (la liste des projets à examiner, dans l’ordre de préséance des Ministères) et des documents relatifs à chaque projet.

Avant 2013, les documents étaient remis à la DGCG sur papier par chacun des Ministères désirant soumettre un projet au Conseil. Ceci générait à la fois un coût important (impression) et un processus un peu lourd (au vrai sens du terme pour ceux qui doivent transporter les documents en question auprès de chacun des Ministres participant au Conseil !).

Organiser le processus de numérisation

La numérisation au fil de l’eau de ces documents, et leur versement dans l’ANT’box d’ANT’inno, a permis de développer un « portail » d’accès (mini-site Web) à ces documents.

Un portail d’accès simple d’utilisation & multi-lingue

Le portail permet de présenter, pour chaque Conseil, l’Ordre du jour (un document préparé par la DGCG) et les documents relatifs à chaque projet à examiner.

Ce portail sécurisé, extrêmement simple d’utilisation, peut s’afficher en arabe ou en français.

L’utilisateur peut enfin lancer une recherche d’informations complémentaires à sa convenance sur l’ensemble du corpus législatif constitué.

De manière pratique, la DGCG organise ces éléments (Ordre du Jour et Projets associés) dans ANT’box de telle sorte que l’affichage présenté à l’utilisateur concerne les documents relatifs au dernier Conseil, sans autre demande ou saisie particulière.
Les documents relatifs aux précédents Conseils restent bien sûr consultables.

Le deuxième objectif est lui totalement atteint : les documents relatifs à un Conseil sont simplement accessibles et mis à disposition des participants à ce Conseil, sans effort !

Ce deuxième aspect du projet peut évidemment être répliqué dans de nombreux contextes, dès lors qu’il y a nécessité, lors de réunions, de mettre à disposition des documents supports aux délibérations (Conseils communaux ou Conseils d’Administration, par exemple).

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gestion de projet

Le Référentiel dynamique de projet

Dans le cadre de la gestion de projet, il convient de ne pas sous-estimer le volet documentaire. Les acteurs d’un projet ont en effet besoin d’accéder quotidiennement à sa documentation, de manière simple et efficace.

Informations utiles à la gestion de projet

De manière schématique, les informations utiles à un projet peuvent être :

  • Suivi du projet, via les faits qui le jalonnent (réunions, internes et externes, événements, décisions, incidents) et des documents ainsi créés par l’équipe projet (compte-rendus, rapports, présentations, livrables documentaires associés aux produits du projet).
  • Contenu du projet : le référentiel documentaire des « produits » du projet, en lien avec une installation ou des objets : plans, schémas (électriques ou autres flux, …). Ce référentiel peut être conçu en lien avec un SGDT (Système de gestion de données techniques), le cas échéant.

Avec l’appui du CEA, ANT’inno a conçu ANT’box, la solution idéale pour répondre à ces besoins.

Particulièrement simple ANT’box ne requiert pas de compétences particulières en gestion documentaire :

  • à l’entrée : la qualification et le classement des informations doivent être intuitifs et rapides, voire facultatifs,
  • à l’exploitation : les recherches doivent être simples, pertinentes et rapides.

 Alimentation sans contraintes

Un document versé dans ANT’box est automatiquement associé à un mémo (la fiche permettant de le qualifier) et son contenu est indexé intégralement (par un moteur de recherche linguistique).

Une qualification partielle est automatiquement réalisée (à l’instar d’une indexation manuelle) : qui l’a versé, à quelle date, format du document, droits par défaut, etc.

Elle peut être enrichie par l’utilisateur suivant les directives fixées par son organisation. Cette qualification peut être une aide à l’exploitation du contenu, suivant les besoins, mais elle n’est pas indispensable pour retrouver le document en question, du fait la qualité d’analyse linguistique du moteur de recherche intégré.

Recherche d’un document ou d’une information dans le cadre de la gestion de projet

L’analyse de la question posée permet à l’outil de proposer des réponses organisées par pertinence explicitée, évitant à l’utilisateur de consulter inutilement des documents peu intéressant au regard de sa question. Le mécanisme de « reformulation » (synonymes dans la langue de la question et dans d’autres langues) intégré permet aussi de trouver des documents sémantiquement intéressants dans la langue de la question et dans d’autres langues (français, anglais, espagnol, allemand et arabe, à ce stade).

Gestion des droits

Cette gestion se fait au niveau de chaque information, assurant la meilleure souplesse et finesse possibles.

Graphe d’informations liées

Que ce soit pour un nouvel arrivant dans le projet, ou le responsable de ce dernier, ce graphe présente simplement l’enchaînement des réunions et l’accès immédiat aux informations associées : compte-rendus, documents de présentation, rapport d’étude étudiés pendant la réunion, relevés de décisions, etc.

Il assure tout aussi simplement la traçabilité des décisions prises, avec accès immédiat aux supports, arguments et autres échanges ayant conduit à ces décisions.

Graphe d’informations liées

Cette vision globale, entre autres possibilités, permet de visualiser d’un seul coup d’oeil l’état documentaire d’un portefeuille de projets ou des différents projets associés dans un programme plus large. L’accès aux documents se fait par simple clic sur la « case » du tableau souhaitée.

La gestion de projet à l’IRSN

A titre d’exemple, l’IRSN, qui est le bras armé de l’ASN (Autorité de Sûreté Nucléaire), a choisi ANT’box pour le suivi du projet EPR : préparation et suivi des réunions, capitalisation des informations, suivi des actions, suivi des courriers, études et questions-réponses.

L’ANT’box est ainsi vue comme un outil de « traçabilité décisionnelle » car permet très rapidement et très simplement de retrouver pourquoi une décision a été prise, dans quel contexte, sur quels éléments elle s’est appuyée, etc ..

Dans ce type de projet « au long cours », une telle fonctionnalité est évidemment particulièrement précieuse !

Un outil de GED avancé tel que ANT’box peut donc être particulièrement adapté pour accompagner la gestion de vos projets complexes ou multi-acteurs, de par sa flexibilité et ses fonctionnalités.

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La numérisation : un enjeu majeur

Transition numérique, digitalisation, administration sans papier, la numérisation de vos documents est un enjeu majeur.

La société numérique induit non seulement de produire de documents dans un format numérique dés leur création mais aussi de numériser les documents papiers existants.

Cependant, les opérations de numérisation sont gourmandes en main d’œuvre (préparation des documents :  désagraffage, regroupement/séparation, … et remise en forme finale : ré-agrafage, regroupement, remise en place, …) mais peuvent aussi l’être en saisie et en classement des documents numérisés.

Réduire l’effort de numérisation

L’indexation manuelle des documents à numériser, à savoir leur qualification ou leur classement, est une partie particulièrement chronophage du processus, qu’il s’agisse d’une numérisation en masse ou au fil de l’eau.

La numérisation proprement dite, dépose des documents papier sur les scanners, est la plus chronophage, mais le temps requis dépend essentiellement de l’organisation mise en place pour ces manipulations.

Par contre, la charge requise pour l’injection de ces documents dans des outils de gestion documentaire (GED), à savoir leur indexation manuelle peut dépendre largement du mode de fonctionnement de l’outil « récepteur » de ces documents numérisés.

C’est sur cette partie que la Box propose de simplifier le processus et de réduire l’effort associé !

En effet, cette plateforme met l’accent sur l’analyse intégrale, et automatique, du contenu des documents, par un moteur d’analyse linguistique. La pertinence de ce moteur, lors de la recherche d’informations, permet de réduire drastiquement l’effort d’organisation (de classement, de qualification) de son contenu.

Nous qualifions cette particularité d’A’classifiante, ce qui signifie que le classement n’est pas obligatoire, et qu’il peut-être largement simplifié.

Les deux types d'opérations de numérisation :

Numérisation de documents existants, et en grand nombre, (par exemple lors d’une transition numérique).

Le processus proposé par les outils actuels de numérisation consiste à associer aux fichiers numériques obtenus un fichier dit « compagnon », soit individuel : chaque fichier numérique a un fichier compagnon) soit regroupé : un fichier compagnon est associé à « n » fichiers numériques.

Pour les documents du quotidien.

Chaque fichier numérisé se voit associé un fichier compagnon.

Le fichier compagnon indique les propriétés associées au fichier numérisé.

La transition numérique peut s’avérer être un processus complexe et couteux

En effet, l’effort de qualification est directement lié au nombre (voire à la complexité pour l’utilisateur) des propriétés à renseigner.

Et c’est sur ce point que la Box, et son caractère A’classifiant, joue son rôle simplificateur, puisque le nombre de propriétés peut être extrêmement réduit.

NB : pour préciser l’enjeu, la plupart des outils de Gestion Electronique de Documents classiques ne propose que les propriétés des documents pour pouvoir exploiter le contenu, retrouver un document en particulier. Ils requièrent donc plans de classement et autres propriétés souvent pléthoriques pour pouvoir rendre le service attendu, même s’il est souvent perçu au final comme bien lourd et chronophage par les utilisateurs.

Tout ce qui va contribuer à la réduction de cet effort est donc crucial car conduisant, surtout dans le cas d’une numérisation en masse, à un temps de travail, et donc un coût, très vite prohibitif.

De notre point de vue, et c’est à ce niveau que se situe l’une de nos particularités et l’un des avantages de notre approche, la réduction du nombre de propriétés à renseigner a un impact direct sur le coût de ces opérations & de la transition numérique.

Pour schématiser, ANT’box permet de réaliser la numérisation, le passage du papier au numérique en seulement quelques étapes :

Une fois cet ensemble d’actions réalisées par la ANT’box, le fichier est directement exploitable !

On peut le retrouver, soit via une simple question relative à son contenu, soit via ses propriétés (FF, etc., suivant les besoins.

 

Ainsi, la dépose des papiers sur le scanner et la saisie de quelques informations simples et peu nombreuses sont les deux seules actions (faciles …) demandées aux utilisateurs pour constituer leur base numérisées à partir de leurs documents papiers !

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GED crosslingue

La GED crosslingue : un avantage pour les multinationales

Des résultats de recherche plus pertinents & plus complets

L’analyse crosslingue effectuée par le moteur d’ANT’inno, développé en partenariat avec le CEA, conduit non seulement à des résultats de recherche particulièrement pertinents mais permet aussi d’obtenir des résultats de recherche dans d’autres langues que celle de la question.

Il s’agit d’une extension « sémantique », à savoir que la question posée par l’utilisateur donne lieu à plusieurs recherches simultanées, aussi bien sur la base de mots « voisins » de ceux de la question dans la même langue (reformulation monolingue) que de mots « voisins » (traduits) dans d’autres langues (reformulation crosslingue ou interlingue).

Il ne s’agit pas seulement d’une correspondance mot à mot dont on connait le peu de pertinence, mais aussi d’une correspondance basée sur les liens syntaxiques entre les mots de la question, et dans chacune des langues concernées.

Sur les quatre documents présentés ci-dessus, on voit que, non seulement ils correspondant bien à la question posée « Les stratégies numériques des entreprises » mais que le moteur a géré les synonymies ou reformulations – par exemple « digitale » et « numérique » mais a aussi remonté des résultats en anglais, on parle de cross-linguisme.

Notre GED crosslingue ANT’box intègre pour le moment quatre langues : Français, Anglais, Espagnol et Arabe. Nous travaillons en ce moment à l’intégration du Chinois (Mandarin).

La GED crosslingue un atout pour les organisations internationales

Ce mécanisme permet d’exploiter de manière simple, sans traduction préalable, des corpus multilingues. Ainsi, dans un contexte où l’on dispose de documents, par exemple, en français, anglais et arabe, il suffit de les « glisser » dans la GED crosslingue ANT’box pour que leur contenu soit analysé dans leur langue. Ensuite, une question exprimée en français (par exemple) va fournir des résultats aussi bien en français qu’en anglais et en arabe. L’exploitation de corpus multilingue est ainsi particulièrement simplifiée.

Exemple

La production de lait en Chine

  • Reformulation monolingue en français : produits laitiers chinois, production laitière en Chine, usine de lait en Chine, …
  • Reformulation crosslingue en anglais : milk product from China, chinese dairy product, chinese dairy factory, …

Aussi bien dans la langue de la question que dans les autres langues, la pertinence des réponses est liée évidemment à l’occurrence des mots de la question dans les documents proposés mais aussi à l’équivalence des liens syntaxiques entre ces mots, dans chaque langue.

Autrement dit encore, c’est bien lorsqu’il y a équivalence des mots et de leurs liens syntaxiques que la réponse sera effectivement intéressante et utile.

Plus de pertinence c’est moins de temps à chercher

L’organisation des réponses en « classes de pertinence », regroupant des documents de même niveau de pertinence et expliquant la pertinence de chaque groupe, permet à l’utilisateur de connaitre le niveau de cette pertinence avant d’aller consulter les documents concernés, et ce, indépendamment de la langue de ces documents. Il ne perd ainsi pas de temps avec le « bruit » (documents peu pertinents) généré par les questions et le « silence » (documents pertinents non proposés) est réduit de par les extensions sémantiques dans les différentes langues traitées.  Autrement dit encore, la pertinence est elle aussi crosslingue.

Enfin, si l’utilisateur ne connait pas la langue d’un des documents réponses, alors que celui-ci est placé dans une classe de pertinence de très haut niveau, la plateforme permet l’appel à un outil d’aide à la traduction (Systran, en l’occurrence), qui, si celle-ci ne peut être comparée à une traduction humaine experte, fournir néanmoins à l’utilisateur une idée suffisamment précise du contenu du document pour qu’il puisse décider, ou non, d’en demander une traduction de qualité.

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