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DATA ROOM

Qu’est-ce qu’une Data-Room ?

Une Data Room est un espace de stockage sécurisé et à accès restreint où une organisation met à disposition des utilisateurs un volume important de documents hautement confidentiels.

Un des grands avantages d’une data room est qu’il est possible de stocker et partager dans un seul endroit un grand volume de données que les ayant-droits préalablement autorisés pourront consulter facilement et quand ils le désirent, de manière hautement sécurisée.

Les cas d’usage de la Data Room

Les cas d’usage sont divers mais impliquent pour la plupart une organisation devant mettre à disposition des données ou des informations, de manière sécurisée, à des collaborateurs d’organisations tierces, dans le cadre de transactions délicates et où la confidentialité est un enjeu primordial :

  • Fusions et Acquisition
  • Levées de fonds
  • Restructurations d’entreprise
  • Transactions immobilières
  • Partenariats stratégiques
  • Appels d’Offres dans certains contextes : nucléaire, militaire…

Les caractéristiques d’une Data Room

Les caractéristiques d’une solution de Data Room virtuelle allient les caractéristiques traditionnelles d’une solution de gestion documentaire avec une couche de sécurisation complémentaire destiné à garantir la confidentialité des données :

  • Capacité à exploiter de manière simple et efficace un volume conséquent de documents.
  • Moteur de recherche puissant
  • Système de partage et de notification pour les ayant-droits
  • Des droits d’accès en lecture et en écriture pour sécuriser les documents
  • Contrôle des modifications des documents

ANT’box : la solution idéale pour votre Data Room

Avec ANT’box, ANT’inno vous propose une solution idéale pour mettre en œuvre une Data Room. En effet, ANT’box a été conçue pour être simple à alimenter et à exploiter, tout en assurant un haut niveau de sécurité issu de notre expérience dans l’industrie nucléaire.

Simple à alimenter, ANT’box ne requiert que peu d’effort de classification et s’appuie sur un moteur de recherche en langage naturel et cross-lingue, qui en fait une solution de choix pour les projets de data-rooms incluant des documents rédigés dans des langues différentes. Notre R&D conjointe avec le CEA est en cours d’intégration du chinois dans le moteur de recherche.

Pour les aspects collaboratifs, ANT’box permet de notifier, de partager et de commenter les documents.

Hautement sécurisée, ANT’box permet une gestion fine des droits d’accès, au niveau du document qui sera ainsi protégé en lecture mais aussi en modifications. Notre offre vous permet la souplesse d’un hébergement sur votre réseau ou par nos soins dans un environnement répondant aux meilleurs critères de sécurité afin de vous garantir la protection et la pérennité de vos documents.

ANT’box : une Data-Room pour le CEA et Areva

Au centre de Marcoule, ANT’box opère ainsi une Data-Room pour le CEA et Areva. Elle contient quelques 150 000 plans et 50 000 documents, dont une bonne partie issue d’opérations de numérisation, avec reconnaissance automatique des caractères (OCR).

Cette Data-Room permet ainsi de donner aux prestataires potentiels un accès contrôlé aux documents requis pour répondre aux Appels d’Offres émis pour l’exploitation de certaines installations nucléaires du centre.

Quel que soit votre contexte, ANT’inno peut répliquer cette architecture et vous offrir la puissance de l’exploitation d’une base documentaire avec le langage naturel alliée à une exigence élevée en matière de sécurité et de confidentialité.

N’hésitez pas à remplir ce formulaire pour en savoir plus sur ANT’inno

Le coût du temps perdu à chercher une information ou un document

La problématique est celle du temps perdu à chercher une information interne, voire à ne pas le trouver.

Une des difficultés de cette mesure est liée aux conséquences extrêmement variables de ce temps perdu.

Plusieurs cas de figures sont possibles :

  1. On a le temps de chercher, et l’on trouve : il n’y a dans ce cas « que » du temps perdu.
  2. On a le temps de chercher, mais l’on ne trouve pas, on doit donc se passer de l’information.
  3. On n’a pas le temps de chercher, et si l’on ne trouve pas très rapidement on doit faire sans l’information souhaitée. Si l’on a trouvé très rapidement, il n’y a pas de problème, et c’est évidemment cette situation vers laquelle il faut tendre.
  • Le temps perdu à chercher

Les évaluations de cette situation sont très variables, allant de quelques minutes par jour à quasiment une journée par semaine, pour les plus pessimistes. En fait, ce temps-là n’est pas souvent considéré comme du temps vraiment perdu mais comme du temps de travail « normal ». Il n’en reste pas moins qu’il y a là un gisement de productivité très loin d’être négligeable. Chacun a en effet pu faire l’expérience de ce temps « perdu » à trouver soit une proposition ancienne, soit la synthèse des résultats d’un projet sur lequel on souhaiterait travailler à nouveau, soit un article sur un sujet du jour, etc.

Partant d’une évaluation très raisonnable de quelques 20 à 30 minutes par jour, le coût effectif sur une année, pour un salaire lui aussi très raisonnable (le SMIC par exemple), est de l’ordre de 1 000 à 1200 € par an pour une personne payée à ce salaire (ce qui correspond à environ un jour par mois). Évidemment, si l’on parle d’ingénieur ou de chef de service, par exemple, ce coût est plutôt de l’ordre de 4 ou 5 K€ par an.

LAIM (L’Association Information et Management) estime à 7 h 30 par semaine le temps moyen passé à chercher une information sans la trouver …). IDC (International Data Corporation) l’estime à 7 h 40 … Nous restons donc bien raisonnables avec nos 2 h 30 par semaine.

  • Chercher et ne jamais trouver

Si l’on a le temps de chercher, c’est que la situation n’est pas urgente, et les conséquences ne seront probablement pas très importantes, sauf à ce que l’on refasse un projet qui a déjà été mené, même partiellement, quelques mois ou quelques années au préalable. Mais on peut aussi refaire une proposition, et y passer quelques heures ou quelques jours, alors que s’appuyer sur une proposition équivalente nous aurait éviter une bonne partie de ce temps, voire nous aurait apporter des idées complémentaires utiles.

Le coût est difficile à estimer, du fait de la variabilité des conséquences, mais il sera quasiment toujours supérieur au coût du cas précédent.

  • La recherche en cas d’urgence

On n’a pas le temps de chercher, car la situation est urgente (panne d’un matériel, catastrophe naturelle ou industrielle, …) et requiert une intervention rapide.

Il est évident que les conséquences seront graves, aussi bien sur le plan humain que sur le plan financier. Les exemples sont légions, des plus bénins aux plus graves : accident mortel du fait du manque d’accès à la procédure décrivant les conditions d’une intervention en milieu dangereux, extensions à l’environnement d’un accident interne du fait du manque d’informations sur la façon de réduire ces conséquences, etc.

Il ne s’agit plus de quelques milliers d’euros mais des millions voire bien plus qui peuvent être en jeu.

En conclusion, négliger l’accessibilité à l’information interne à une organisation nous semble être au mieux une erreur de management au pire un une faute lourde.

Et si nous en restons plus prosaïquement au coût basique d’un tel manque d’accessibilité, on peut retenir un coût moyen oscillant entre 1 et 5 K€ par an et par personne, suivant le salaire de la personne concernée.

Il faut noter que ce temps ne tient pas compte du temps d’archivage, c’est-à-dire du temps passé à enregistrer les informations dans le système retenu, que ce soit un serveur de fichiers partagé ou un outil de GED, avec plan de classement et métadonnées associées. Suivant le cas, le temps associé est de l’ordre de quelques secondes à quelques minutes par document.

Coût GED

Coût de la recherche d’information avec ou sans GED

L’exemple de ANT’box d’ANT’inno

Notre objectif est de rendre l’information la plus accessible possible, de gagner en productivité, tout en restant évidemment contrôlée en termes de droits d’accès.

Nous avons travaillé sur les deux plans évoqués précédemment : le temps d’enregistrement d’une information et le temps de recherche, sans négliger le temps de formation à l’outil mis en place.

  • Sur le plan de l’enregistrement, dès lors que nous prônons le fait que pour bien partager, il ne faut pas trop classer, le temps requis pour l’enregistrement doit être le plus court possible. Dans notre plateforme, il va de l’envoi d’un courriel avec le document souhaité placé en pièce jointe, à la dépose dans un espace dédié, sans avoir à se préoccuper d’un quelconque plan de classement. Au pire, l’effort demandé sera de renseigner quelques propriétés, de l’ordre de 3 ou 4, toutes les plus intuitives et les plus évidentes possibles, afin que ce temps ne dépasse pas la minute, au grand maximum, et sans compétences spécifiques requises, ni formation « lourde ». Quelques minutes d’explication sur le mode de fonctionnement suffisent largement.
  • Sur le plan de la recherche, notre plateforme intègre un moteur de recherche particulier, développé en partenariat avec le CEA, qui non seulement analyse automatiquement tous les contenus versés, et ce dans plusieurs langues, mais permet à l’utilisateur, via une simple question en langage naturel, de trouver très rapidement l’information souhaitée. Du fait de l’analyse du langage naturel cela évite à l’utilisateur de perdre du temps à consulter des documents peu pertinents (réduction du « bruit ») et lui permet aussi de trouver des documents utilisant des termes différents de ceux de sa question (extensions sémantiques aux « synonymes » de ces derniers).

Bref, nous considérons que, dès lors que les documents utiles sont effectivement enregistrés dans notre plateforme, ils sont très rapidement accessibles à tous les ayant-droits.

Autrement dit, il n’y a plus de temps perdu pour trouver l’information dont on a besoin au quotidien ou lors d’une situation importante, voire grave et urgente.

En termes de coût, si nous intégrons tous les postes concernés :

  • Installation sur le serveur hôte,
  • Il n’y a pas d’installation à faire sur les postes des utilisateurs
  • Définition de l’organisation des données : choix des métadonnées de qualification des informations, de l’ordre de quelques demi-journées avec un noyau particulier d’utilisateurs
  • Formation, de l’ordre d’une paire d’heures, si l’on veut être complet, par groupe de contributeurs. Les lecteurs bénéficient d’un mini-guide d’utilisation, simple et très rapide d’appropriation,
  • Et coût des licences et de la maintenance (ou de l’abonnement),

 

Le coût global de possession (et d’exploitation) est de l’ordre de 30 à 50 € par mois et par contributeur (utilisateur complet), suivant le nombre, notre tarif étant dégressif en fonction de ce nombre.

Pour un lecteur, qui ne fait que consulter la base d’informations, l’exploiter pour ses besoins propres, le coût est quelques cinq fois moins cher, soit de l’ordre de 6 à 10 € par mois et par lecteur.

La comparaison avec les coûts exprimés précédemment parle d’elle-même !

Le ROI (Return on Invest) est évident et permanent, dans les deux ou trois mois qui suivent la mise en place, celle-ci étant particulièrement rapide, sans parler du confort et de l’amélioration du partage d’informations au quotidien.

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Veille stratégique & concurrentielle : ANT’inno au service d’Airbus Helicopters

La problématique de la veille stratégique

Une activité industrielle se doit de s’intéresser à ce que font ses concurrents, et c’est évidemment le cas pour un groupe tel qu’Airbus.

Plus particulièrement dans le cas des Hélicoptères dont les modèles et les finalités sont très nombreux, il est indispensable de suivre les évolutions et les projets de ses concurrents pour anticiper les conséquences de ces actions sur son propre marché.

Ainsi, Airbus Helicopters collecte des informations sur les acteurs de son domaine et les analyse en vue de nourrir sa réflexion stratégique et ses projets à venir.

Les actions menées

Concrètement, les informations collectées sont exploitées au quotidien pour élaborer des synthèses, lesquelles sont capitalisées en référençant leurs sources.

L’exploitation de ces sources est évidemment l’un des sujets centraux de cette problématique.

  • Lorsqu’elles sont collectées manuellement, elles peuvent être raisonnablement classées et finement qualifiées, ce qui simplifie ensuite leur exploitation.
  • Même si elles sont collectées par des outils automatiques, elles sont très rapidement foisonnantes et leur classement et qualification détaillée ne sont plus envisageables manuellement. Les outils de collecte peuvent fournir des éléments de qualification (date de collecte, source d’origine, thème de la collecte ou, plus finement, question à laquelle « répond » l‘information collectée), mais il faut disposer d’outils facilitant l’exploitation au fil de l’eau du corpus.

 

Outre les éléments de qualification, qui sont autant de filtres pour cette exploitation, le moteur de recherche indexant automatiquement l’intégralité de ce contenu est l’outil le plus adapté. Encore faut-il que les recherches qu’il propose soient pertinentes et filtrantes, c’est-à-dire qu’elles réduisent au maximum à la fois le bruit inhérent à toute recherche et le silence liée au vocabulaire employé dans la question, voire à la langue de celle-ci, dès lors que l’on s’adresse à un corpus multilingue, ce qui est évidemment le cas d’Airbus Helicopters.

Il faut enfin que l’utilisateur soit guidé dans l’exploitation des réponses à ses recherches afin de ne pas perdre de temps à consulter des documents inutiles. En effet, les réponses sont souvent nombreuses du fait de la taille des corpus constitués.  Cela requiert de la part du moteur de recherche qu’il organise les réponses en fonction de la pertinence des informations trouvées, cette pertinence devant être explicite pour être effectivement utile à l’utilisateur.

Outre cette exploitation des sources collectées, et sur la base des synthèses élaborées à partir des sources collectées, Airbus Helicopters mène des « avant-projets » permettant d’approfondir certains sujets, en fonction de l’intérêt stratégique qu’ils présentent.

Ces avant-projets font l’objet de rapports d’étude, lesquels nourrissent la réflexion stratégique et les orientations – évolutions des produits de l’entreprise.

L’outillage logiciel associé : ANT’box d’ANT’inno

Le service chargé de la veille stratégique a choisi d’exploiter la plateforme ANT’box d’ANT’inno pour outiller le traitement de cette problématique, suivant trois axes spécifiques :

  • La capitalisation des informations recueillies : collecte et versement dans ANT’box
  • L’aide à la décision stratégique : exploitation des sources, élaboration des synthèses et suivi de l’évolution des actions des concurrents
  • Le suivi dynamique des avant-projets : le partage des informations produites et la traçabilité décisionnelle associée.

Capitalisation

Celle-ci est principalement manuelle, à ce stade, et les acteurs concernés versent simplement dans ANT’box les informations recueillies en les qualifiant suivant les propriétés (métadonnées) qu’ils ont choisis.

La simplicité du versement et de cette qualification est évidemment l’un des atouts appréciés par Airbus Helicopters.

Celles-ci sont autant de filtres de recherche ou pour constituer des tableaux de bord donnant une vision globale et structuré du corpus de veille (cf. schéma ci-dessus).

A ce stade, la collecte n’est pas outillée, mais les outils spécialisés sur ce type d’action (des sociétés Ixxo ou Iscope, par exemple) peuvent être simplement connectés à ANT’box et déverser automatiquement les résultats de leur collecte dans celle-ci. Les informations ainsi versées sont automatiquement qualifiées par les métadonnées fournies par l’outil de collecte : site source, date de la collecte, question spécifique à laquelle répond l’information trouvée, etc. Des réflexions internes sont en cours à ce sujet chez Airbus Helicopters.

Exploitation et aide à la décision stratégique

Les informations collectées sont automatiquement et intégralement indexées par le moteur linguistique d’ANT’box, lequel tient compte de la langue (en l’occurrence français ou anglais) et permet ainsi une exploitation simple et efficace de l’ensemble des informations collectées.

L’exploitation peut se faire de trois façons (au moins) :

  • La recherche des informations relatives à un sujet, en vue d’élaborer la synthèse actualisée sur le thème, sur les base de l’ensemble des informations collectées, filtrées ou pas, suivant le besoin, par exemple par date de collecte.
  • L’affichage de tableaux dynamiques adaptés au besoin, par exemple celui croisant les concurrents avec les types d’hélicoptères. Il donne à voir de manière structurée les informations dont on dispose et elles qui pourraient manquer.
  • La recherche d’un synthèse ou d’informations ciblées, indépendamment de tout besoin de synthèse.

Le moteur permet a l’utilisateur de disposer de l’ensemble des informations utiles pour élaborer sa synthèse. En effet, grâce au langage naturel, au crosslinguisme, à la réduction du bruit et du silence, le niveau de pertinence des réponses est très élevé.

Une synthèse, une fois rédigée, est évidemment versée dans la base, liée à ses sources principales, traçant ainsi à la fois sa date et les informations sur lesquelles elle s’est appuyée.

Suivi dynamique des avant-projets

Lorsqu’une synthèse, par exemple relative aux évolutions en cours d’un produit concurrent, conduit la Direction de la Stratégie à décider de s’y intéresser de plus près, l’équipe lance un avant-projet.

La finalité de cette étude est de fournir toutes les informations utiles à la Direction pour décider des actions à mener : informations techniques, commerciales, financières, relatives au marché, etc.

Là aussi, ANT’box fait bénéficier les utilisateurs de toute sa puissance et sa simplicité d’usage, en particulier au niveau de la traçabilité et du partage des informations utiles : réunions et comptes-rendus associés, rapports d’étude, documents pertinents sur le sujet, hypothèses de travail, commentaires et décisions associées.

Le graphe relatif à la dynamique de ce processus permet de retrouver les informations utiles, de manière contextualisée, simple et rapide.

Ce type d’exploitation est évidemment reproductible dans d’autres contextes d’intelligence économique : veille technologique, e-réputation et actions marketing associées, etc.

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Documation

Retour sur le salon Documation 2017 : le rendez-vous du management de l’information

Les 29 & 30 mars dernier nous étions au Salon Documation de Porte de Versailles afin de présenter notre solution de GED innovante. En effet, Documation est le rendez-vous majeur du management de l’information en entreprise et de sa dématérialisation.

A la pointe de l’innovation en matière de gestion électronique de documents, ANT’inno développe un moteur de recherche linguistique en partenariat avec le CEA. Embarqué dans notre solution de GED se moteur permet de retrouver facilement des documents grâce à une simple question en langage naturel.

Ainsi, il n’est plus nécessaire de savoir où le document a été stocké, ni par qui ni quand. Notre objectif est de permettre aux utilisateurs de passer moins de temps à rechercher l’information et travailler de manière intelligente, rapide, et efficace.

Ces deux jours furent donc pour nous l’occasion de nombreuses rencontres et échanges autour des problématiques de la transition numérique, du partage d’information et du travail collaboratif.

L’un de nos atouts majeurs, à savoir la réduction des efforts de classement et de qualification en vue de faciliter le partage et la collaboration, a tout particulièrement retenu l’attention des visiteurs du salon et nous a permis de nouer de nombreux contacts.

R&D, innovation & industrialisation

Documation fut aussi l’occasion de présenter notre laboratoire commun monté avec le CEA. Ainsi, en présence de l’équipe de R&D nous avons pu échanger sur les avancées de nos recherches en matière de gestion de documents multimédias et multilingues et de leur industrialisation dans le contexte de l’entreprise.

Analyse de documents crosslingues, gestion des images & machine learning furent les sujets privilégiés des discussions, signe de l’intérêt grandissant pour ces problématiques.

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trouver sans classement

Simplifiez-vous la GED : classez moins pour mieux exploiter vos documents !

Vos collaborateurs peuvent-ils accéder au document ou à l’information dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin ?

Combien de temps leurs faut-il pour retrouver un document précis ? Une proposition commerciale ? Un projet passé ?

Retrouver un document est souvent une gageure. En effet, il y a autant de nomenclatures de classement que de collaborateurs. Un même document peut être dans plusieurs dossiers entrainant une multiplication des versions. L’absence ou le départ du rédacteur d’un fichier peut rendre une information importante introuvable.

Dès lors, le partage et l’exploitation des informations devient complexe et la perte de temps à chercher/trouver un document problématique.

Pour bien partager, il faut réduire au maximum les efforts de classement – qualification !

Le logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED) ANT’box permet de stocker, gérer et archiver vos documents sans obligation de classement ni d’indexation manuelle.

Ainsi, il n’y a plus d’arborescence de fichiers, fini la liste infinie de dossiers/ sous-dossier/sous-sous-dossier/… Pour retrouver un document il n’est plus nécessaire de savoir où celui-ci est stocké. Un moteur d’indexation et d’analyse linguistique, permet de retrouver des documents grâce à une simple question en langage naturel !

Comment ça marche ?

L’alimentation simplifiée

On peut verser dans la GED ANT’box des documents par simple « glisser-déposer » ou par envoi de courriel, sans autre précision (classement, qualification). L’effort des utilisateurs en est fortement réduit, ainsi que la nécessité de formation. Peu de compétences et de connaissances particulières sur l’organisation éventuelle du contenu sont requises !

Cette réduction de contraintes contribue grandement à la richesse du contenu. On peut aussi exploiter des mécanismes d’intégration automatique de grands volumes de fichiers existants présents dans des serveurs de fichiers, par exemple, ou dans d’autres outils de GED, via des « connecteurs » génériques et paramétrables.

Si l’organisation le décide, ANT’box permet évidemment de définir les plans de classements souhaités, via des métadonnées ou facettes, mais la puissance du moteur de recherche réduit énormément la nécessité d’en définir beaucoup, simplifiant d’autant les efforts des utilisateurs.

L’utilisateur alimente facilement la GED ANT’box avec le glisser/déposer depuis son explorateur de fichiers. La grande fenêtre de droite représente la zone de dépôt. Une fois le(s) document(s) déposé(s), des informations indiquent la progression du processus d’alimentation.

L’exploitation facilitée

Recherche directe

Très simplement via une interrogation en langage naturel qui suffit pour retrouver dans la GED l’information ou le document souhaité. On est donc toujours dans un processus à formation réduite : pas besoin de compétences spécifiques ni de connaissances de l’organisation du contenu.

Recherche filtrée

On peut aussi exploiter des filtres sur les méta-données pour réduire son périmètre de recherche. Ces filtres sont eux aussi très simples d’usage. Ils peuvent être exploités seuls ou en complément d’une recherche en langage naturel.

La recherche en langage naturel utilise un moteur de recherche très puissant, basée sur l’analyse linguistique des textes, développé par le CEA.  ANT’inno industrialise ce moteur de recherche multilingue et crosslingue dans son logiciel de GED ANT’box.

Les fonctions avancées de filtrage permettent d’affiner ses recherches afin d’optimiser les résultats.

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ANT’inno à l’IT Night

ANT’inno nominée pour participer à la 7e édition de la Nuit de l’Entreprise Numérique.

Cette nouvelle édition d’IT’Night se déroulera le 20 Mars au Théâtre de la Madeleine. Cette événement met en avant des entreprises aux projets novateurs dans 6 différentes catégories : le Big Data, la Cybersécurité, les objets connectés et l’Intelligence artificielle et enfin la place de la DSI et du Digital au coeur de l’innovation et de la transformation des entreprises.

ANT’inno et son logiciel de GED ANT’box a été séléctionnée dans la catégorie Cloud et Big Data.

En savoir plus sur l’IT Night

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GED

La GED doit être simple & flexible

La plupart des organisations connaissent une inflation de la production documentaire. Les outils bureautiques en lien avec les serveurs de fichiers ou autres portails collaboratifs génèrent des giga-octets de documents. Et pourtant, une problématique clé reste à traiter : les collaborateurs peuvent-ils accéder au document ou à l’information dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin ? Un outil de Gestion Électronique des Documents (GED) peut être la réponse appropriée à condition de prendre garde à certains écueils.

Qu’est-ce que la GED ?

Depuis le début des années 90, il est courant de déployer des outils de GED qui couvrent trois grandes fonctionnalités :

  • Acquisition des documents : par la numérisation, l’intégration avec d’autres biques du SI ou bien manuellement par l’utilisateur lui-même
  • Traitement : indexation manuelle ou automatique, classement
  • Diffusion : en mode « pull » – l’utilisateur cherche l’information souhaitée – et / ou en mode « push » – l’information est diffusée vers l’utilisateur

Ces outils, du plus léger au plus complexe à mettre en place, se sont largement répandu dans les entreprises et se sont adaptés à l’émergence d’Internet, des Intranets, des portails etc. De plus, en fonction des éditeurs et de leurs offres, de nombreuses fonctionnalités additionnelles vont venir se rajouter : collaboratif et partage d’information, représentations graphiques, tableaux de bord etc.

La complexité tue la GED

Il est souvent difficile de déployer une GED, non d’un point-de-vue technique, mais d’un point-de-vue fonctionnel et son adoption par les utilisateurs est souvent difficile. La raison en est souvent la trop grande complexité du système mis en place.

Deux tests simples à effectuer permet de se rendre compte de cette problématique :

  1. Combien de temps faut-il à un utilisateur moyen pour entrer un document dans la GED ? Si l’opération est longue et complexe, il est probable que l’utilisateur ne la fera pas ou – pire – la fera mal. Les conséquences de cela seront que les documents non entrés dans la GED ou bien mal indexés circuleront par email ou encore seront stockés sur des serveurs de fichiers voire des disques durs avec les risques de duplication et de versions concurrentes d’un même document.
  2. Combien de temps lui faut-il pour retrouver un document précis ou, plus largement, les informations sur un thème donné, ou ce qui a déjà été fait sur un sujet donné, ou bien encore, les propositions déjà rédigées sur une problématique ? Lui faut-il des connaissances particulières ou des compétences spécifiques pour ce faire ?

La réponse à ces deux questions positionne clairement les difficultés et l’adéquation du système mis en place aux besoins effectifs et concrets et quotidiens des utilisateurs.

Il est donc important de simplifier l’expérience de l’utilisateur en proposant des moyens modernes pour indexer et retrouver les documents tels qu’un moteur de recherche linguistique ou des systèmes de qualification par propriétés ou méta-données souples et facilement compréhensibles, et surtout qui demandent peu d’effort au contributeur de la GED.

La flexibilité en réponse à la diversité des besoins

D’un point-de-vue usage ou métier, les choses se compliquent encore plus. En effet, qu’y a-t-il de commun entre une organisation souhaitant numériser les dossiers de ses personnels et un industriel souhaitant exploiter des ressources informationnelles collectées sur l’évolution de son marché ? A priori peu de choses, mais pour peu que l’organisation fasse l’effort de bien réfléchir à ses besoins métiers, l’outil approprié pourra être choisi et implémenté.

Par besoins métiers, nous entendons bien l’expression de la ou des problématiques métiers à résoudre, ce qui favorisera les offres innovantes, et non un catalogue de fonctionnalités, ce qui ne fera que moderniser les solutions en place.

Il convient aussi de noter que la nature-même des documents et informations manipulées par les entreprises évolue et que les fichiers html, images, sons, vidéos sont de plus en plus courants. Un outil de GED moderne doit être en mesure de pouvoir traiter ces contenus.

Enfin, les besoins collaboratifs devront être pris en compte : partage d’information, élaboration de contenu en équipe, annotations, échanges, sont des besoins de plus en plus courants dans des organisations fonctionnant en mode projet.

Il est donc important que le système de GED soit flexible et facilement paramétrable afin de pouvoir être adapté au contexte du client et ainsi devenir un outil d’optimisation des processus métiers, et par-là même un outil générateur de valeur.

 

Malgré la multiplicité des contextes et des usages, la Gestion Électronique de Document répond donc toujours à un besoin important des organisations : stocker, et rendre possible aux utilisateurs de trouver facilement la bonne information au bon moment, à condition de prendre en compte le contexte et l’expérience de l’utilisateur.

ANT’inno, avec ANT’box, propose une réponse simple à ces problématiques. Parlons-en ensemble !

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Référentiel d’expertise

Le Référentiel d’expertise : ANT’box au service de l’IRSN & du CEA

L’expertise d’une organisation se manifeste de plusieurs façons et se représente aussi de manières diverses.

De la connaissance implicite, difficilement traquée depuis longtemps, à la connaissance explicite, se manifestant dans les documents institutionnels et les notes internes, le concept même de connaissance, ou d’expertise, est difficile à cerner.

Les méthodes de modélisation (anciennement Mksm, Rex, Sagace, pour ne parler que de celles issues du CEA) ont largement contribué à approfondir ce délicat concept de connaissance, et de proposer une représentation opérationnelle et exploitable.

Le concept d’Élément de connaissance

Ainsi, la notion d’Élément de connaissance, proposée par Jean Michel Penalva, chercheur au CEA, basée sur l’idée « classique » qu’une connaissance est une information contextualisée, a conduit à une représentation granulaire – un triplet :

  • Information élémentaire (granulaire, ie un titre et un « petit » texte)
  • Auteur,
  • Date,

plongé dans son contexte sous la forme de liens avec d’autres informations, elles aussi élémentaires ou plus générales.

Les liens en question doivent être définissables à loisir, et, dans le cadre d’un référentiel d’expertise, peuvent se nourrir avec profit du « carré sémiotique » d’Aristote, schématisé sous la forme de trois types de lien : complément, controverse et contradiction. L’exploitation de ces liens permet de représenter l’« écosystème » d’une connaissance, ou plus largement d’une information, de manière aussi fine et approfondie que le souhaitent ses rédacteurs.

La typologie associée à ces éléments de connaissances : hypothèse, avis, décision, fait, … voire le thème auquel rattacher ces éléments en fonction du domaine traité, permet d’enrichir de manière efficace, bien que simple d’abord et d’usage, cette représentation.

ANT’box d’ANT’inno, un outil de capitalisation et de management  de la connaissance

ANT’box d’ANT’inno est dédiée à cette problématique et permet :

  • De partager simplement ces éléments de connaissances, sous la forme de mémos
  • D’échanger et de collaborer sur ces bases de réflexion : commentaires, et autres compléments informationnels,
  • De décider de finaliser une expertise de référence.

Nous nous distinguons des approches dites modélisatrices en ce sens qu’il n’est pas nécessaire d’être un spécialiste de la modélisation, quelle que soit la méthode support. L’usage des mémos est extrêmement simple, le langage utilisé est le langage naturel, et la formalisation ainsi à la portée de tous.

L’approche en langage naturel de ANT’box nous éloigne de l’exploitation automatisée de ces connaissances. Nous parlons de référentiels d’expertise en tant que support d’une réflexion et d’une action humaine et non d’une exploitation automatisée de cette connaissance, telle qu’ont pu tenter de le faire en leur temps les systèmes experts issus de l’Intelligence artificielle ou telle que le font aujourd’hui leurs descendants via les « réseau de neurones logiciels ».

Le mémo de ANT’box

La notion d’élément de connaissance tel que nous la représentons dans ANT’box est un « mémo », autrement dit une simple fiche, dont les éléments constitutifs sont définis par défaut :

  • le rédacteur (celui qui signe, renseigné automatiquement),
  • l’objet de sa contribution (le titre), l’élément de connaissance proprement dit : le texte de sa contribution,
  • la date de cette contribution (elle aussi renseignée automatiquement)
  • et les éléments de contexte qui peuvent prendre des formes variées : des métadonnées de type Thème, Projet, Type d’EC, etc., et être enrichis autant que de besoin.
Mémo réferentiel d'expertise

La notion de droits d’accès simplement représentée par des « Listes d’accès ». C’est une métadonnée descriptive de chaque mémo, chaque grain, chaque élément de connaissance, ce qui assure le maximum de souplesse et d’évolutivité.

Processus collaboratif et d’interactions

Les contributeurs concernés par le sujet, voire notifiés directement par ANT’box, vont pouvoir réagir à cet EC en exprimant soit un désaccord (contradiction, par exemple, s’appuyant explicitement sur un article) soit un accord (sous la forme d’un complément).

Cette base d’échange, constituant un premier niveau de contextualisation de l’information, va se poursuivre et s’enrichir, au fil des contributions et aboutir à des décisions d’actions ou à « simplement » à constituer la connaissance de référence sur le sujet après accord entre les experts concernés.

Un tel processus est tracé, et illustré par le graphe ci-dessous.

Gestion de connaissance

Les exemples de l’IRSN & du CEA

IRSN : la Base dite EPS (Etudes Probabilistes de Sureté) constitue une base d’expertise de référence dans le domaine de la sûreté des installations nucléaires, aussi bien en France qu’à l’international. Elle s’appuie sur le concept de mémo de ANT’box, exploitant aussi bien ceux avec document associé que ceux sans pièce jointe (EC). Les liens entre ces informations, qu’elles soient documentaires ou plus granulaires, permettent de les positionner dans leurs contextes respectifs et ainsi contribuer à enrichir leur exploitation intelligente.

A ce jour, cette base EPS est exploitée au quotidien par le service en charge de ces études et est depuis de nombreuses années maintenant leur référentiel d’expertise et d’études sur le sujet.

CEA : le contexte militaire de la base en question nous empêche de la décrire, si ce n’est que le concept de mémo « élément de connaissance » (EC) est le support essentiel de cette expertise partagée. Depuis de nombreuses années, plusieurs dizaines de milliers de tels EC constituent cette base, vivante, et objet d’interactions permanentes entre les experts du domaine considéré. Ces interactions, systématiquement signées, permettent d’exprimer de manière très riche les avis des uns et des autres, de contextualiser chacun de ces avis et de fournir ainsi aux utilisateurs, eux aussi experts, un support pertinent à leur réflexion et leurs actions.

Il est important de noter que la qualité de l’expertise des contributeurs définit la qualité de la base de connaissances ainsi constituée, et que la signature de chaque élément d’information est aussi un indicateur important pour la fiabilité de son contenu.

Knowledge Management & intelligence collective au cœur du Référentiel d’expertise

Les approches dites de Knowledge Management (KM) ou de bonnes pratiques avec cogniticien spécialisé peuvent contribuer à la mise en place de telles bases de connaissances, mais ce rôle n’est pas indispensable, l’une des idées directrices d’ANT’box étant que la démultiplication des interventions, directes, sans intermédiaires, est un des atouts du développement de telles bases, à l’instar des « réseaux sociaux ».

Le périmètre principal d’action de ANT’box sur ce type d’usage est centré sur les avis des experts concernés :  leur élaboration, leur partage et la traçabilité de leur évolution.

Ce type d’exploitation est évidemment reproductible dans d’autres contextes : base de connaissances ou Knowledge Management, référentiel d’expertise, référentiel des bonnes pratiques, etc.

L’objectif est à la fois de capitaliser au fil de l’eau ce patrimoine cognitif de l’organisation, mais aussi de le valoriser au quotidien (accès simple et efficace aux informations ou connaissances dont les acteurs ont besoin) et de le faire vivre afin d’en actualiser le contenu en permanence. La richesse fonctionnelle et la simplicité d’usage de la Box sont évidemment des gages de réussite de ce type de projet !

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gestion de documents

Rencontrez-nous à Documation 2017

Documation est le RDV business de l’entreprise digitale de demain.

A la pointe de l’innovation en matière de gestion électronique de documents, ANT’inno développe un moteur de recherche linguistique en partenariat avec le CEA.

Comme tous les ans, nous serons présent au salon Documation pour présenter les avancés de nos recherches en matière de gestion de documents multimédias et multilingues et leurs applications possibles.

N’hésitez pas à nous rencontrer à notre stand.

Gestion Électronique de Documents collaborative

La gestion collaborative de documents ANT’box au service du CEA

Les acteurs d’une équipe, que ce soit dans le cadre d’un projet ou de la constitution d’un référentiel technique, ont besoin de partager des informations et d’échanger sur leurs documents de travail avant d’entrer dans un processus de validation de ces derniers. Un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED) peut alors présenter un intérêt important pour faciliter ces échanges.

La GED ANT’box d’ANT’inno permet :

  • De partager simplement ces documents de travail, dans leur première version et leurs versions successives,
  • D’échanger et de collaborer sur ces bases de réflexion : commentaires, traçabilité des commentaires associés aux différentes versions,
  • De décider de finaliser une version de travail afin d’entrer dans sa phase de validation, signature et autres processus institutionnel adapté.

Constitution de la base des documents de travail et partage au sein d’une Gestion Électronique des Documents

A la recherche d’un outil de GED performant le CEA a fait appel au savoir-faire de ANT’inno.

Les experts de l’équipe du CEA concernée rédigent leurs premières versions de travail et, lorsqu’elle est suffisamment avancée à leur goût, décident de la partager avec qui ils le souhaitent au sein de la GED collaborative ANT’box.

Ce partage peut prendre la forme d’une simple mise à disposition ou d’une notification spécifique avec demande de relecture, commentaire ou contribution effective.

GED collaborative Memo

La simplicité d’exploitation de ANT’box est un aspect important de la démarche : les contraintes d’organisation du contenu sont réduites (cf. le concept d’A’classification), la recherche est particulièrement simple et efficace. Ainsi, les acteurs sont ainsi à même de collaborer simplement et de trouver l’ensemble des informations dont ils ont besoin. Cette recherche se fait sans compétences spécifiques ni temps perdu à chercher ce dont ils ont besoin dans de multiples sources d’informations.

Cette simplicité d’usage est au cœur de notre démarche afin de rendre la GED accessible à tous.

Processus collaboratif au cœur de la Gestion Électronique des Documents

Une fois le document partagé, l’interlocuteur est notifié, comme illustré ci-dessus. Il va pouvoir réagir au document de travail, avec plusieurs modes possibles :

  • Modification du document lui-même, avec exploitation du suivi des modification de l’éditeur considéré, si le réacteur lui en a donné les droits et lui a proposé ce mode de collaboration
  • Elaboration d’une nouvelle version
  • Rédaction de commentaires
GED graphe

Un tel processus est tracé, et illustré par le graphe ci-dessus dans le logiciel de GED. On y voit deux commentaires sur la première version, et le lien vers la deuxième version, élaborée sur la base de ces commentaires.

Validation

Une fois que le rédacteur, ou le comité de rédaction, considère que le document est finalisé, il rentre dans un processus de validation (relectures, signatures, etc.) dépendant des règles définies par l’organisation.

Le périmètre principal d’action de ANT’box est centré sur les documents de travail : leur élaboration, leur partage et la traçabilité de leur évolution.

Au CEA de Marcoule, ANT’box est intégrée à d’autres outils, dont certains sont dédiés aux processus de validation défini par le Centre, les liens entre les outils étant automatisé.

Ce type d’exploitation est parfaitement reproductible dans d’autres contextes. Il permet de capitaliser et de tracer l’élaboration de documents, voire des décisions associées.

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