Numerisation des archives de la Mission Laïque Française avec ANT’inno
Découvrez comment La Mission Laïque Française a procédé à la numérisation de ses archives et les exploite avec ANT’inno
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Numérisation archives MLF

La Mission Laïque Française numérise ses archives avec ANT’inno

La Mission Laïque Française est le second projet de numérisation et d’exploitation de base documentaire réalisé par ANT’inno.

En effet, après la primature de la Mauritanie, la MLF témoigne de notre expertise et de notre savoir faire pour numériser et exploiter des bases documentaire avec notre GED ANT’box.

Association à but non lucratif reconnue d’utilité publique, la Mission laïque française (Mlf) est à la tête d’un réseau de 109 établissements d’enseignement français à l’étranger scolarisant plus de 60 000 élèves dans 38 pays. Elle mène également 19 actions de coopération éducative dans 9 pays.

Créée en 1902, elle conserve, principalement pour des raisons légales, des centaines de milliers de documents concernant l’administration de ses personnels et de ses établissements. Ces archives papier sont externalisées chez un prestataire.

Pourquoi la MLF a numérisé ses archives ?

Afin de simplifier l’accès à ces documents pour ses collaborateurs, la Mlf a décidé de mettre en place un système de Gestion Electronique de Documents destiné à recueillir les versions numériques des documents archivés. Son choix s’est porté sur ANT’box de ANT’inno pour sa simplicité d’usage et son système de classification par facettes.

« La Mission laïque française existe depuis plus de 100 ans et son activité très spécifique impose une gestion optimum de son information et de ses archives. La priorité a été donnée aux dossiers relatifs aux ressources humaines mais l’organisation qui se met en place englobera à court terme tous les secteurs d’activité. La plus-value d’ANT’box repose, pour un utilisateur, sur sa facilité d’accès et son ergonomie simple et directe. La société ANT’inno s’est depuis le départ placée dans une position de conseil et d’accompagnement ce qui a facilité le déploiement et une parfaite appropriation d’ANT’box. Elle a su adapter la GED à la demande particulière de la Mlf. »

Samuel Bitsch – Chef du Service administratif financier et juridique

Un processus de numérisation et d’intégration à la GED ANT'box automatisé

Concrètement, nous avons mis en place une chaîne de numérisation ou les boites d’archives sont récupérées par le prestataire de numérisation. Ensuite, celui-ci délivre une version numérisée au format PDF de chaque document accompagné d’un fichier XML contenant ses métadonnées. Enfin, les fichiers sont intégrés automatiquement dans ANT’box et immédiatement disponibles dans le portail de consultation en fonction des droits d’accès des utilisateurs.

Un moteur de recherche pertinent pour mieux exploiter les documents numerisés

ANT’box permet d’effectuer des recherches multicritères (établissement, année scolaire etc.) afin de naviguer facilement dans la base documentaire.

De plus, il est aussi possible de générer des tableaux croisés dynamiques. Ces derniers permettent de visionner rapidement une partie des documents disponibles. Par exemple, tous les documents d’un établissement répartis en fonction d’une année scolaire et d’un type de document :

recherches multicritères

En complément, le moteur de recherche sémantique d’ANT’box permet pour ceux qui le souhaitent d’effectuer des recherches en langage naturel dans la base documentaire.

Des milliers de documents numérisés et une exploitation simplifiée

« La solidité de la solution proposée permet de gérer un fonds de plusieurs milliers de documents avec une réponse immédiate pour l’utilisateur. De plus, la création de métadonnées spécifiques à la Mlf rend plus interactive la recherche des utilisateurs en donnant plusieurs modes d’accès. »

Denis Paliès – Archiviste-documentaliste / Chef de projet GED

A ce jour, quelques 8500 documents sont déjà disponibles et plusieurs centaines sont numérisées chaque semaine.

N’hésitez pas à remplir ce formulaire pour en savoir plus sur ANT’inno