outils collaboratifs, pourquoi mettre en œuvre une GED collaborative ?
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transformation numérique

Pourquoi mettre en œuvre une GED collaborative ?

Que ce soit dans le cadre d’un projet ou bien dans le fonctionnement habituel d’un service ou d’une équipe, il est désormais reconnu que le travail est de plus en plus collaboratif.

Les informations, sous forme de documents, d’e-mails, de dialogues sur des outils de chat, s’élaborent collectivement et circulent de plus en plus facilement. De plus, l’éclatement d’une équipe sur plusieurs sites – voire plusieurs fuseaux horaires – mais aussi la mobilité et le télétravail engendrent un besoin de plus en plus important d’échanges numériques entre les collaborateurs d’une même organisation.

Les limites des outils traditionnels de gestion documentaire

Face à ce besoin, la messagerie électronique ne suffit plus, voire peut devenir nocive car, bien que facile d’utilisation et très largement répandue, elle n’offre aucune possibilité de suivi et de traçabilité des informations et des documents : comment puis-je être sûr que ce document qu’un collègue m’envoie par email est effectivement dans sa version la plus à jour ?

Le problème ne sera pas idéalement réglé avec les serveurs ou espaces de fichiers partagés. Ceux-ci s’appuient en effet sur une arborescence hiérarchique constituée de dossiers et de sous-dossiers dans lesquels il est difficile de se repérer et qui incitent les collaborateurs à dupliquer les fichiers voire à les copier sur leur propre espace ou leur disque dur, ce qui empêchera un suivi efficace des mises à jour.

Pourquoi une GED collaborative ?

La raison la plus évidente est de permettre un accès et un échange sûr et contrôlé à des documents de référence qui doivent servir au travail quotidien d’une équipe, d’un service ou d’un département, en évitant les duplications de documents, sources d’erreurs aux conséquences plus ou moins importantes. Cependant, il faut aussi considérer que la partage et la simplicité d’accès à l’information peuvent devenir une source de gains financiers non négligeables (voir l’article Le coût du temps perdu à chercher une information ou un document).

D’autre part, le fonctionnement en « mode projet » est de plus en plus courant et nécessite une mise en place simple et rapide d’espaces de travail collaboratifs tout en se dotant de la capacité à capitaliser et exploiter de manière pérenne la production documentaire du projet.

Par ailleurs, les équipes d’innovation et de recherche et développement ont elles aussi de plus en plus besoin de ce type d’outil. Il est en effet reconnu que c’est du partage et de la confrontation d’idées et d’informations que naissent les innovations, que ce soit en termes de services ou de produits. La capitalisation des documents produits par ces équipes est ici aussi une source de création de valeur pour l’organisation.

D’un point-de-vue organisationnel, le partage d’informations et les outils collaboratifs permettent de décloisonner les silos traditionnels des organisations, en s’affranchissant des limites virtuelles d’une équipe ou d’un service et bien réelles de la géographie et des fuseaux horaires.

ANT’box renforce ses capacités collaboratives

Avec sa nouvelle version 5.1 d’ANT’box, ANT’inno propose une solution de GED collaborative simple à mettre en œuvre et à exploiter grâce à un puissant moteur de recherche en langage naturel. Vous y trouverez de nouvelles fonctionnalités pour démultiplier les opportunités de partage et de collaboration au sein de vos équipes :

  • La possibilité de commenter les documents afin d’enrichir le contenu
  • Une gestion fine des droits de co-rédaction
  • Un système de notification afin de partager les documents et informations.
  • La traçabilité de l’évolution des documents peut être suivie et visualisée grâce à l’outil de graphes.
  • La messagerie instantanée pour échanger et commenter des documents de manière fluide et rapide
  • Tweet : créez des mini-commentaires sur un mémo,
  • Alertes : envoyez un message personnalisé, et à date définie, aux personnes concernées par un mémo,
  • Les notifications internes appréhendez les derniers événements tels que connexion/déconnexion d’un utilisateur, ajout d’information par un utilisateur etc.
  • Dernières publications : découvrez les derniers mémos versés par la communauté,
  • Ajout d’un avatar pour chaque utilisateur, afin d’améliorer la lisibilité des échanges et des actions de chacun.

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