la GED sans classement
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trouver sans classement

Simplifiez-vous la GED : classez moins pour mieux exploiter vos documents !

Vos collaborateurs peuvent-ils accéder au document ou à l’information dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin ?

Combien de temps leurs faut-il pour retrouver un document précis ? Une proposition commerciale ? Un projet passé ?

Retrouver un document est souvent une gageure. En effet, il y a autant de nomenclatures de classement que de collaborateurs. Un même document peut être dans plusieurs dossiers entrainant une multiplication des versions. L’absence ou le départ du rédacteur d’un fichier peut rendre une information importante introuvable.

Dès lors, le partage et l’exploitation des informations devient complexe et la perte de temps à chercher/trouver un document problématique.

Pour bien partager, il faut réduire au maximum les efforts de classement – qualification !

Le logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED) ANT’box permet de stocker, gérer et archiver vos documents sans obligation de classement ni d’indexation manuelle.

Ainsi, il n’y a plus d’arborescence de fichiers, fini la liste infinie de dossiers/ sous-dossier/sous-sous-dossier/… Pour retrouver un document il n’est plus nécessaire de savoir où celui-ci est stocké. Un moteur d’indexation et d’analyse linguistique, permet de retrouver des documents grâce à une simple question en langage naturel !

Comment ça marche ?

L’alimentation simplifiée

On peut verser dans la GED ANT’box des documents par simple « glisser-déposer » ou par envoi de courriel, sans autre précision (classement, qualification). L’effort des utilisateurs en est fortement réduit, ainsi que la nécessité de formation. Peu de compétences et de connaissances particulières sur l’organisation éventuelle du contenu sont requises !

Cette réduction de contraintes contribue grandement à la richesse du contenu. On peut aussi exploiter des mécanismes d’intégration automatique de grands volumes de fichiers existants présents dans des serveurs de fichiers, par exemple, ou dans d’autres outils de GED, via des « connecteurs » génériques et paramétrables.

Si l’organisation le décide, ANT’box permet évidemment de définir les plans de classements souhaités, via des métadonnées ou facettes, mais la puissance du moteur de recherche réduit énormément la nécessité d’en définir beaucoup, simplifiant d’autant les efforts des utilisateurs.

L’utilisateur alimente facilement la GED ANT’box avec le glisser/déposer depuis son explorateur de fichiers. La grande fenêtre de droite représente la zone de dépôt. Une fois le(s) document(s) déposé(s), des informations indiquent la progression du processus d’alimentation.

L’exploitation facilitée

Recherche directe

Très simplement via une interrogation en langage naturel qui suffit pour retrouver dans la GED l’information ou le document souhaité. On est donc toujours dans un processus à formation réduite : pas besoin de compétences spécifiques ni de connaissances de l’organisation du contenu.

Recherche filtrée

On peut aussi exploiter des filtres sur les méta-données pour réduire son périmètre de recherche. Ces filtres sont eux aussi très simples d’usage. Ils peuvent être exploités seuls ou en complément d’une recherche en langage naturel.

La recherche en langage naturel utilise un moteur de recherche très puissant, basée sur l’analyse linguistique des textes, développé par le CEA.  ANT’inno industrialise ce moteur de recherche multilingue et crosslingue dans son logiciel de GED ANT’box.

Les fonctions avancées de filtrage permettent d’affiner ses recherches afin d’optimiser les résultats.

N’hésitez pas à remplir ce formulaire pour en savoir plus sur ANT’inno