Gestion Électronique de Documents ANT’box au service du CEA
GED logiciel gestion électronique des documents solution Nucléaire Industrie
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Gestion Électronique de Documents collaborative

La gestion collaborative de documents ANT’box au service du CEA

Les acteurs d’une équipe, que ce soit dans le cadre d’un projet ou de la constitution d’un référentiel technique, ont besoin de partager des informations et d’échanger sur leurs documents de travail avant d’entrer dans un processus de validation de ces derniers. Un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED) peut alors présenter un intérêt important pour faciliter ces échanges.

La GED ANT’box d’ANT’inno permet :

  • De partager simplement ces documents de travail, dans leur première version et leurs versions successives,
  • D’échanger et de collaborer sur ces bases de réflexion : commentaires, traçabilité des commentaires associés aux différentes versions,
  • De décider de finaliser une version de travail afin d’entrer dans sa phase de validation, signature et autres processus institutionnel adapté.

Constitution de la base des documents de travail et partage au sein d’une Gestion Électronique des Documents

A la recherche d’un outil de GED performant le CEA a fait appel au savoir-faire de ANT’inno.

Les experts de l’équipe du CEA concernée rédigent leurs premières versions de travail et, lorsqu’elle est suffisamment avancée à leur goût, décident de la partager avec qui ils le souhaitent au sein de la GED collaborative ANT’box.

Ce partage peut prendre la forme d’une simple mise à disposition ou d’une notification spécifique avec demande de relecture, commentaire ou contribution effective.

GED collaborative Memo

La simplicité d’exploitation de ANT’box est un aspect important de la démarche : les contraintes d’organisation du contenu sont réduites (cf. le concept d’A’classification), la recherche est particulièrement simple et efficace. Ainsi, les acteurs sont ainsi à même de collaborer simplement et de trouver l’ensemble des informations dont ils ont besoin. Cette recherche se fait sans compétences spécifiques ni temps perdu à chercher ce dont ils ont besoin dans de multiples sources d’informations.

Cette simplicité d’usage est au cœur de notre démarche afin de rendre la GED accessible à tous.

Processus collaboratif au cœur de la Gestion Électronique des Documents

Une fois le document partagé, l’interlocuteur est notifié, comme illustré ci-dessus. Il va pouvoir réagir au document de travail, avec plusieurs modes possibles :

  • Modification du document lui-même, avec exploitation du suivi des modification de l’éditeur considéré, si le réacteur lui en a donné les droits et lui a proposé ce mode de collaboration
  • Elaboration d’une nouvelle version
  • Rédaction de commentaires
GED graphe

Un tel processus est tracé, et illustré par le graphe ci-dessus dans le logiciel de GED. On y voit deux commentaires sur la première version, et le lien vers la deuxième version, élaborée sur la base de ces commentaires.

Validation

Une fois que le rédacteur, ou le comité de rédaction, considère que le document est finalisé, il rentre dans un processus de validation (relectures, signatures, etc.) dépendant des règles définies par l’organisation.

Le périmètre principal d’action de ANT’box est centré sur les documents de travail : leur élaboration, leur partage et la traçabilité de leur évolution.

Au CEA de Marcoule, ANT’box est intégrée à d’autres outils, dont certains sont dédiés aux processus de validation défini par le Centre, les liens entre les outils étant automatisé.

Ce type d’exploitation est parfaitement reproductible dans d’autres contextes. Il permet de capitaliser et de tracer l’élaboration de documents, voire des décisions associées.

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