L’A’classification d’ANT’inno un meilleur partage d’informations
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partage d’informations

L’A’classification d’ANT’inno… Qu’est-ce que c’est ?

Le néologisme « A’classification » traduit l’idée que la classification – l’organisation, la structuration, le classement, la qualification – d‘un contenu documentaire n’est plus le Graal de la gestion documentaire et du partage d’informations.

En effet, la notion de classement « classique », c’est-à-dire basée sur un répertoire (au sens informatique du terme), dès lors que le volume d’information est un peu conséquent (au-delà que quelques milliers de documents) induit plus de difficultés pratiques que de solutions pour un partage d’informations efficace.

Les limites du classement

Un répertoire, par nature, conduit à hiérarchiser de manière rigide des notions qui requièrent au contraire une dynamique d’évolution et une souplesse d’exploitation.

De plus, l’organisation en niveaux successifs conduit à associer au sein d’une même structure verticale des notions de nature très différentes : la typologie des informations, les droits d’accès, l’association à des projets (par exemple) ou des domaines d’activité, voire la structure même de l’organisation, etc.

La structure organisationnelle est certainement l’un des meilleurs exemples des difficultés induites par la vision en répertoire. Lorsque l’organisation change, ce qui devient de plus en plus fréquent (fusion d’entreprises, réorganisation, etc.), un répertoire basé, dès son premier niveau, sur la structure de l’organisation, requiert des changements extrêmement coûteux, et qui durent suffisamment longtemps pour être très pénalisants quant à l’accessibilité des informations à partager.

Une vision plus évolutive & agile du classement

Cette vision en répertoire empêche d’associer une même information à plusieurs branches, conduisant à une duplication de certaines d’entre elles… sans oublier la difficulté à gérer l’évolution et de versions successives d’un même document.

Dès lors qu’un répertoire devient conséquent, en nombre de branches, le partage d’informations et l’exploitation en est d’autant plus difficile, ainsi que son évolution.

Enfin, et pour ne lister que les difficultés et les limites les plus évidentes, un répertoire empêche tout croisement sur le contenu des niveaux qu’il définit.

Pour un bon partage d’informations, il ne faut pas trop classer !

De notre point de vue, la solution réside dans l’association entre :

  • l’exploitation du contenu des documents partagés, via un moteur de recherche s’appuyant le plus possible sur la sémantique des contenus, en ce qui concerne les contenus textuels,
  • et une qualification minimale de ces contenus via des métadonnées de type « facettes », qui sont autant de critères de filtrage de recherche

Une qualification minimale

Pour qu’un contenu soit riche, et réponde effectivement au besoin de capitalisation des informations produites et collectées par une organisation – son patrimoine cognitif –  son alimentation doit être mutualisée !

Il ne doit plus y avoir d’intermédiaire, ni pour alimenter un contenu, ni pour l’exploiter. D’où l’importance de la simplicité et du faible besoin de formation : un outil A’classifiant doit donc être simple et intuitif.

Pourquoi des facettes ?

Une facette, ou encore propriété ou métadonnée (donnée sur la donnée) est une qualification unitaire posée sur un document ou une information.

Elle peut correspondre à un niveau d’une arborescence « classique » : le type de document, le domaine concerné, le projet, la localisation, le statut, etc. suivant les besoins.

Elle doit être intuitive, simple d’utilisation, et beaucoup plus légère à faire évoluer que l’organisation d‘un répertoire.

Partage d'informations

Elle permet :

  • « d’attacher » un document, une information, à plusieurs points de vue, sans avoir à le dupliquer.
  • des croisements simples de mise en œuvre : par exemple la vision d’ensemble des tous les documents de tous les projets, organisés suivant leur typologie
  • de gérer des notions de nature différente, sans confusion, par exemple des notions liées au système lui-même : date d’insertion de l’information dans la base, auteur du versement, format de l’information versée, etc.
  • de gérer les droits d’accès, aussi bien en lecture qu’en écriture.

Elle facilite enfin l’homogénéité d’organisation, et donc une grande simplicité d’usage, condition sine qua non de la réussite d’un projet de capitalisation et de partage d’informations !

Élément dimensionnant

Pour des questions de recherche, d’accessibilité rapide à l’information, un calcul simple montre que 3 ou 4 métadonnées suffisent largement pour traiter des volumes importants.

Par exemple, 4 métadonnées, de type liste, et d’une dizaine de valeurs chacune, permettent de créer 10 000 cases (10 puissance 4) de rangement des documents, à raison d’un seul document par case (en faisant l’hypothèse, évidemment réductrice d’une distribution homogène des documents dans ces cases).

Ainsi, 1 million de documents peut se répartir, en moyenne, à raison de 100 documents par case.

Considérant qu’un moteur de recherche pertinent (basé sur l’analyse linguistique des contenus et non seulement sur une recherche de chaines de caractères) est capable de trier de manière très pertinente plusieurs dizaines de milliers de documents, nous assurons que ces 3 ou 4 métadonnées de classement sont largement suffisantes pour assurer l’accessibilité efficace, simple et immédiate de plusieurs millions de documents.

Il ne faut pas négliger les contraintes administratives, induisant quelques métadonnées supplémentaires, en général à la charge d’agents administratifs, mais qui ne conduisent en général pas à plus de 4 ou 5 métadonnées supplémentaires par information.

L’A’classification est plus adaptée aux besoins d’aujourd’hui et au partage d’informations hétérogènes et nombreuses.

La rupture paradigmatique induite par ce changement voit sa justification validée au quotidien par l’ensemble des utilisateurs de notre plateforme.

Nous vous invitons à nous contacter pour en savoir plus et bénéficier vous aussi de cette nouvelle façon d’appréhender gestion collaborative de de vos documents de travail et des connaissances mises au service de votre organisation !

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