Primature de Mauritanie processus de numérisation OCR
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Référentiel d’expertise

Un outil pour un exécutif : la Primature de Mauritanie

Dès 2013 la Primature a décidé de capitaliser ses documents législatifs avec deux objectifs principaux :

  • Valoriser son patrimoine législatif, via tous les documents associés : projets de lois, de décrets, de nomination, etc.
  • Faciliter la préparation et la tenue du Conseil des Ministres.

ANT’inno a permis un processus de numérisation simplifié & un accès simple aux documents.

La Valorisation du patrimoine législatif :

Au commencement de la mission, l’ensemble des travaux parlementaires était en version papier. Afin d’améliorer et d’assurer aussi bien la conversation que la facilité d’accès, la DGCG a décidé en 2013 de numériser le corpus législatif et d’organiser le processus de numérisation des futurs documents.

Numériser le corpus législatif

La numérisation des documents existants (dite numérisation « en masse ») se fait sur place, à Nouakchott.

Pour cette première opération une formation a été organisée et des moyens logistiques mis en place : scanner, réseau et serveur hébergeant l’ANT’box d’ANT’inno, en tant que réceptacle de ces documents numérisés (en arabe et en français).

L’objectif d’ANT’inno était de réduire l’effort de classement et d’indexation manuelle. En effet, ces opérations sont extrêmement chronophages et donc coûteuses. Dans le cadre de centaines de milliers de documents comme à la DGCG, cette problématique était d’autant plus importante.

Après océrisation (reconnaissance des caractères), l’indexation du contenu est opérée par un moteur linguistique traitant l’Arabe et le Français. (En savoir plus sur le moteur linguistique). Un léger travail de qualification consistant à caractériser le document par quelques méta-données (ou propriétés) vient compléter cette indexation automatique.

Notre logiciel ANT’box permet ainsi de réduire de manière drastique le temps consacré à ce processus de numérisation.

L’usage du moteur de recherche allié à un filtrage sur les méta-données permet ainsi un accès simple et rapide aux documents.

Le premier objectif est ainsi totalement atteint : les documents sont conservés (sauvegardés) et accessibles très simplement et très rapidement.

Préparation du conseil des Ministres

les ministères proposent des projets de loi afin qu’ils soient examinés, dans un premier temps, au Conseil des Ministres.

Le Conseil décide soit de les transmettre aux Assemblées pour délibération (amendement et vote éventuel), soit de les reporter dans le temps, soit de les rejeter.

Le Conseil doit donc disposer à la fois de l’ordre du jour (la liste des projets à examiner, dans l’ordre de préséance des Ministères) et des documents relatifs à chaque projet.

Avant 2013, les documents étaient remis à la DGCG sur papier par chacun des Ministères désirant soumettre un projet au Conseil. Ceci générait à la fois un coût important (impression) et un processus un peu lourd (au vrai sens du terme pour ceux qui doivent transporter les documents en question auprès de chacun des Ministres participant au Conseil !).

Organiser le processus de numérisation

La numérisation au fil de l’eau de ces documents, et leur versement dans l’ANT’box d’ANT’inno, a permis de développer un « portail » d’accès (mini-site Web) à ces documents.

Un portail d’accès simple d’utilisation & multi-lingue

Le portail permet de présenter, pour chaque Conseil, l’Ordre du jour (un document préparé par la DGCG) et les documents relatifs à chaque projet à examiner.

Ce portail sécurisé, extrêmement simple d’utilisation, peut s’afficher en arabe ou en français.

L’utilisateur peut enfin lancer une recherche d’informations complémentaires à sa convenance sur l’ensemble du corpus législatif constitué.

De manière pratique, la DGCG organise ces éléments (Ordre du Jour et Projets associés) dans ANT’box de telle sorte que l’affichage présenté à l’utilisateur concerne les documents relatifs au dernier Conseil, sans autre demande ou saisie particulière.
Les documents relatifs aux précédents Conseils restent bien sûr consultables.

Le deuxième objectif est lui totalement atteint : les documents relatifs à un Conseil sont simplement accessibles et mis à disposition des participants à ce Conseil, sans effort !

Ce deuxième aspect du projet peut évidemment être répliqué dans de nombreux contextes, dès lors qu’il y a nécessité, lors de réunions, de mettre à disposition des documents supports aux délibérations (Conseils communaux ou Conseils d’Administration, par exemple).

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