Référentiel dynamique & gestion de projet
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gestion de projet

Le Référentiel dynamique de projet

Dans le cadre de la gestion de projet, il convient de ne pas sous-estimer le volet documentaire. Les acteurs d’un projet ont en effet besoin d’accéder quotidiennement à sa documentation, de manière simple et efficace.

Informations utiles à la gestion de projet

De manière schématique, les informations utiles à un projet peuvent être :

  • Suivi du projet, via les faits qui le jalonnent (réunions, internes et externes, événements, décisions, incidents) et des documents ainsi créés par l’équipe projet (compte-rendus, rapports, présentations, livrables documentaires associés aux produits du projet).
  • Contenu du projet : le référentiel documentaire des « produits » du projet, en lien avec une installation ou des objets : plans, schémas (électriques ou autres flux, …). Ce référentiel peut être conçu en lien avec un SGDT (Système de gestion de données techniques), le cas échéant.

Avec l’appui du CEA, ANT’inno a conçu ANT’box, la solution idéale pour répondre à ces besoins.

Particulièrement simple ANT’box ne requiert pas de compétences particulières en gestion documentaire :

  • à l’entrée : la qualification et le classement des informations doivent être intuitifs et rapides, voire facultatifs,
  • à l’exploitation : les recherches doivent être simples, pertinentes et rapides.

 Alimentation sans contraintes

Un document versé dans ANT’box est automatiquement associé à un mémo (la fiche permettant de le qualifier) et son contenu est indexé intégralement (par un moteur de recherche linguistique).

Une qualification partielle est automatiquement réalisée (à l’instar d’une indexation manuelle) : qui l’a versé, à quelle date, format du document, droits par défaut, etc.

Elle peut être enrichie par l’utilisateur suivant les directives fixées par son organisation. Cette qualification peut être une aide à l’exploitation du contenu, suivant les besoins, mais elle n’est pas indispensable pour retrouver le document en question, du fait la qualité d’analyse linguistique du moteur de recherche intégré.

Recherche d’un document ou d’une information dans le cadre de la gestion de projet

L’analyse de la question posée permet à l’outil de proposer des réponses organisées par pertinence explicitée, évitant à l’utilisateur de consulter inutilement des documents peu intéressant au regard de sa question. Le mécanisme de « reformulation » (synonymes dans la langue de la question et dans d’autres langues) intégré permet aussi de trouver des documents sémantiquement intéressants dans la langue de la question et dans d’autres langues (français, anglais, espagnol, allemand et arabe, à ce stade).

Gestion des droits

Cette gestion se fait au niveau de chaque information, assurant la meilleure souplesse et finesse possibles.

Graphe d’informations liées

Que ce soit pour un nouvel arrivant dans le projet, ou le responsable de ce dernier, ce graphe présente simplement l’enchaînement des réunions et l’accès immédiat aux informations associées : compte-rendus, documents de présentation, rapport d’étude étudiés pendant la réunion, relevés de décisions, etc.

Il assure tout aussi simplement la traçabilité des décisions prises, avec accès immédiat aux supports, arguments et autres échanges ayant conduit à ces décisions.

Graphe d’informations liées

Cette vision globale, entre autres possibilités, permet de visualiser d’un seul coup d’oeil l’état documentaire d’un portefeuille de projets ou des différents projets associés dans un programme plus large. L’accès aux documents se fait par simple clic sur la « case » du tableau souhaitée.

La gestion de projet à l’IRSN

A titre d’exemple, l’IRSN, qui est le bras armé de l’ASN (Autorité de Sûreté Nucléaire), a choisi ANT’box pour le suivi du projet EPR : préparation et suivi des réunions, capitalisation des informations, suivi des actions, suivi des courriers, études et questions-réponses.

L’ANT’box est ainsi vue comme un outil de « traçabilité décisionnelle » car permet très rapidement et très simplement de retrouver pourquoi une décision a été prise, dans quel contexte, sur quels éléments elle s’est appuyée, etc ..

Dans ce type de projet « au long cours », une telle fonctionnalité est évidemment particulièrement précieuse !

Un outil de GED avancé tel que ANT’box peut donc être particulièrement adapté pour accompagner la gestion de vos projets complexes ou multi-acteurs, de par sa flexibilité et ses fonctionnalités.

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