transition numérique & numérisation un enjeu majeur
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La numérisation : un enjeu majeur

Transition numérique, digitalisation, administration sans papier, la numérisation de vos documents est un enjeu majeur.

La société numérique induit non seulement de produire de documents dans un format numérique dés leur création mais aussi de numériser les documents papiers existants.

Cependant, les opérations de numérisation sont gourmandes en main d’œuvre (préparation des documents :  désagraffage, regroupement/séparation, … et remise en forme finale : ré-agrafage, regroupement, remise en place, …) mais peuvent aussi l’être en saisie et en classement des documents numérisés.

Réduire l’effort de numérisation

L’indexation manuelle des documents à numériser, à savoir leur qualification ou leur classement, est une partie particulièrement chronophage du processus, qu’il s’agisse d’une numérisation en masse ou au fil de l’eau.

La numérisation proprement dite, dépose des documents papier sur les scanners, est la plus chronophage, mais le temps requis dépend essentiellement de l’organisation mise en place pour ces manipulations.

Par contre, la charge requise pour l’injection de ces documents dans des outils de gestion documentaire (GED), à savoir leur indexation manuelle peut dépendre largement du mode de fonctionnement de l’outil « récepteur » de ces documents numérisés.

C’est sur cette partie que la Box propose de simplifier le processus et de réduire l’effort associé !

En effet, cette plateforme met l’accent sur l’analyse intégrale, et automatique, du contenu des documents, par un moteur d’analyse linguistique. La pertinence de ce moteur, lors de la recherche d’informations, permet de réduire drastiquement l’effort d’organisation (de classement, de qualification) de son contenu.

Nous qualifions cette particularité d’A’classifiante, ce qui signifie que le classement n’est pas obligatoire, et qu’il peut-être largement simplifié.

Les deux types d'opérations de numérisation :

Numérisation de documents existants, et en grand nombre, (par exemple lors d’une transition numérique).

Le processus proposé par les outils actuels de numérisation consiste à associer aux fichiers numériques obtenus un fichier dit « compagnon », soit individuel : chaque fichier numérique a un fichier compagnon) soit regroupé : un fichier compagnon est associé à « n » fichiers numériques.

Pour les documents du quotidien.

Chaque fichier numérisé se voit associé un fichier compagnon.

Le fichier compagnon indique les propriétés associées au fichier numérisé.

La transition numérique peut s’avérer être un processus complexe et couteux

En effet, l’effort de qualification est directement lié au nombre (voire à la complexité pour l’utilisateur) des propriétés à renseigner.

Et c’est sur ce point que la Box, et son caractère A’classifiant, joue son rôle simplificateur, puisque le nombre de propriétés peut être extrêmement réduit.

NB : pour préciser l’enjeu, la plupart des outils de Gestion Electronique de Documents classiques ne propose que les propriétés des documents pour pouvoir exploiter le contenu, retrouver un document en particulier. Ils requièrent donc plans de classement et autres propriétés souvent pléthoriques pour pouvoir rendre le service attendu, même s’il est souvent perçu au final comme bien lourd et chronophage par les utilisateurs.

Tout ce qui va contribuer à la réduction de cet effort est donc crucial car conduisant, surtout dans le cas d’une numérisation en masse, à un temps de travail, et donc un coût, très vite prohibitif.

De notre point de vue, et c’est à ce niveau que se situe l’une de nos particularités et l’un des avantages de notre approche, la réduction du nombre de propriétés à renseigner a un impact direct sur le coût de ces opérations & de la transition numérique.

Pour schématiser, ANT’box permet de réaliser la numérisation, le passage du papier au numérique en seulement quelques étapes :

Une fois cet ensemble d’actions réalisées par la ANT’box, le fichier est directement exploitable !

On peut le retrouver, soit via une simple question relative à son contenu, soit via ses propriétés (FF, etc., suivant les besoins.

 

Ainsi, la dépose des papiers sur le scanner et la saisie de quelques informations simples et peu nombreuses sont les deux seules actions (faciles …) demandées aux utilisateurs pour constituer leur base numérisées à partir de leurs documents papiers !

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